Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi: Panduan Lengkap, Contoh & Tips Praktis

Keyword • surat keterangan skripsi • contoh surat keterangan

Pendahuluan

Surat keterangan sedang menyusun skripsi adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan (biasanya fakultas atau jurusan) yang menyatakan bahwa seorang mahasiswa benar-benar dalam proses penyusunan skripsi. Dokumen ini sering diminta untuk berbagai keperluan administratif, seperti pengajuan cuti kerja, beasiswa, perpanjangan masa studi, pengajuan izin penelitian ke instansi, atau sebagai bukti administrasi untuk bank dan fasilitas lain.

Artikel ini menyediakan panduan komprehensif tentang : mulai dari definisi, kapan diperlukan, siapa yang berwenang mengeluarkan, format resmi, beberapa contoh surat untuk keperluan berbeda, langkah pembuatan, tips agar cepat disetujui, sampai contoh kasus nyata dan checklist dokumen. Semua disusun dengan prinsip SEO untuk memudahkan pembaca menemukan informasi yang relevan.

Apa itu Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi?

Secara sederhana, adalah surat resmi yang menerangkan status akademik mahasiswa yang sedang dalam tahap penyusunan skripsi. Surat ini biasanya memuat identitas mahasiswa, program studi, NIM, judul skripsi (jika sudah ditentukan), nama pembimbing, dan keterangan bahwa mahasiswa tersebut belum lulus atau belum melakukan sidang.

Unsur-unsur penting dalam surat keterangan

• Identitas mahasiswa (nama lengkap, NIM/NRP, program studi/jurusan)
• Pernyataan formal mengenai status: “sedang menyusun skripsi”
• Rincian skripsi (opsional): judul skripsi atau topik penelitian
• Nama dosen pembimbing (jika sudah ditetapkan)
• Masa berlaku surat (misal 1-6 bulan)
• Tanda tangan pejabat berwenang dan cap/stempel fakultas/universitas

Kapan Surat Ini Diperlukan?

Ada banyak situasi ketika diperlukan. Beberapa di antaranya:

• Pengajuan beasiswa yang mensyaratkan bukti masih aktif menyusun skripsi.
• Permohonan izin praktik / penelitian di instansi luar (sekolah, puskesmas, perusahaan).
• Pengajuan cuti kerja atau pengurangan jam kerja bagi karyawan yang kuliah sambil bekerja.
• Verifikasi oleh pihak bank, misalnya pengajuan fasilitas atau keringanan pembayaran.
• Keperluan administrasi kampus: perpanjangan masa studi, pengajuan sidang, atau mendaftar seminar.

Siapa yang Berwenang Mengeluarkan Surat?

Penerbit surat biasanya pihak yang berwenang di lingkungan akademik, misalnya:

• Bagian administrasi fakultas/jurusan
• Sekretariat program studi
• Dosen pembimbing (dalam bentuk surat rekomendasi)
• Wakil Dekan atau Ketua Jurusan, tergantung kebijakan kampus

Tip: Pastikan Anda mengetahui prosedur kampus Anda-beberapa Universitas mewajibkan pengajuan via sistem online, sementara yang lain masih menerima permintaan langsung ke administrasi.

Manfaat Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi

Surat ini memiliki manfaat praktis dan administratif yang signifikan:

• Memberi bukti sah bahwa mahasiswa sedang mengerjakan tugas akhir (skripsi).
• Mempermudah akses layanan eksternal (beasiswa, izin penelitian, cuti kerja).
• Mengurangi risiko ditolak oleh pihak ketiga karena tidak adanya bukti status akademik.
• Meningkatkan kredibilitas saat bernegosiasi dengan institusi yang membutuhkan bukti aktivitas akademik.

Format dan Komponen Surat Keterangan (Template Resmi)

Berikut adalah komponen standar yang sebaiknya ada dalam :

1. Header: logo universitas/fakultas, nama institusi, alamat, nomor surat (opsional)
2. Judul surat: “SURAT KETERANGAN SEDANG MENYUSUN SKRIPSI”
3. Nomor surat: (jika diperlukan)
4. Paragraf pembuka: pernyataan siapa yang mengeluarkan surat dan dasar kewenangan
5. Identitas mahasiswa: nama, NIM, program studi, fakultas
6. Pernyataan status: jelas menyebutkan mahasiswa sedang menyusun skripsi
7. Informasi tambahan: judul skripsi, nama pembimbing, tanggal mulai penyusunan
8. Masa berlaku surat: tanggal berakhirnya keterangan
9. Penutup: tanda tangan pejabat berwenang, cap/stempel

Contoh Struktur Surat

LOGO UNIVERSITAS/FAKULTAS

Nama Universitas

Alamat Universitas



SURAT KETERANGAN SEDANG MENYUSUN SKRIPSI

Nomor: .../UNIV/.......



Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama      : ...

Jabatan   : ...

Menyatakan bahwa:



Nama Mahasiswa  : ...

NIM             : ...

Program Studi   : ...

Fakultas        : ...

Judul Skripsi   : ... (jika sudah ada)

Pembimbing     : ...



Adalah benar-benar sedang menyusun skripsi pada Program Studi ... dan belum dinyatakan lulus sampai dengan dikeluarkannya surat ini.



Surat ini dibuat untuk keperluan: ..............................................................

Berlaku sampai: dd/mm/yyyy



Dikeluarkan di: ....................

Tanggal: dd/mm/yyyy



(………………………….)

Nama & Tanda Tangan

Jabatan

Cap/Stempel

    

Contoh Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi (Beberapa Variant)

Berikut beberapa contoh surat yang disesuaikan dengan kebutuhan berbeda. Gunakan template yang sesuai dan ubah data sesuai kondisi Anda.

1. Contoh Surat untuk Pengajuan Beasiswa

[LOGO]

[NAMA UNIVERSITAS/FAKULTAS]

Alamat, Telepon, Email



SURAT KETERANGAN SEDANG MENYUSUN SKRIPSI

Nomor: ........../UNIV/...



Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : Dr. Ahmad Santoso

Jabatan : Kepala Program Studi Manajemen

Menyatakan bahwa:



Nama Mahasiswa  : Siti Aisyah

NIM             : 201812345

Program Studi   : Manajemen

Fakultas        : Fakultas Ekonomi

Judul Skripsi   : Analisis Pengaruh Kepemimpinan terhadap Kinerja Karyawan (opsional)

Pembimbing      : Dr. Budi Santoso, S.E., M.M.



Mahasiswa tersebut benar-benar sedang dalam proses penyusunan skripsi dan belum mengikuti sidang/diujikan sampai dengan tanggal surat ini dibuat.



Surat ini dibuat untuk keperluan pengajuan beasiswa tahun akademik 20xx/20xx.



Dikeluarkan di: Jakarta

Tanggal: 10 Oktober 20xx



(………………)

Dr. Ahmad Santoso

Kepala Program Studi

Cap/Stempel

    

2. Contoh Surat untuk Permohonan Cuti Kerja

[LOGO]

[NAMA UNIVERSITAS/FAKULTAS]



SURAT KETERANGAN SEDANG MENYUSUN SKRIPSI

Nomor: ........../UNIV/...



Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : ...

Jabatan : ...

Menyatakan bahwa:



Nama Mahasiswa  : Ahmad Ramadhan

NIM             : 201701234

Program Studi   : Teknik Informatika

Fakultas        : Fakultas Teknik

Judul Skripsi   : Pengembangan Aplikasi X untuk Optimalisasi Y

Pembimbing      : Dr. Ika Nurhasanah



Bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa aktif yang sedang menyusun skripsi dan membutuhkan waktu untuk menyelesaikan penelitian. Surat ini diterbitkan sebagai bukti untuk pengajuan cuti kerja atau penyesuaian jam kerja di perusahaan.



Berlaku sampai: 31 Desember 20xx



Dikeluarkan di: Bandung

Tanggal: 01 Maret 20xx



(………………)

Nama & Tanda Tangan

Jabatan

Cap/Stempel

    

3. Contoh Surat untuk Keperluan Permintaan Izin Penelitian ke Lembaga

[LOGO]

[NAMA UNIVERSITAS/FAKULTAS]



SURAT KETERANGAN SEDANG MENYUSUN SKRIPSI

Nomor: ....../UNIV/...



Dengan hormat,

Kami menyatakan bahwa:



Nama Mahasiswa  : Lina Putri

NIM             : 201913456

Program Studi   : Ilmu Komunikasi

Judul Skripsi   : Peran Media Sosial dalam Kampanye Publik

Pembimbing      : Dr. Rini Hartati



Mahasiswa tersebut sedang melakukan penelitian lapangan terkait skripsinya dan memerlukan izin melakukan observasi / wawancara di institusi Saudara. Kami mohon bantuan dan izin dari pihak terkait.



Dikeluarkan di: Surabaya

Tanggal: 15 April 20xx



Hormat kami,

(………………)

Nama & Tanda Tangan

Jabatan

Cap/Stempel

    

Cara Membuat Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi: Langkah demi Langkah

Langkah pembuatan surat bisa berbeda-beda di tiap kampus, namun garis besar prosesnya biasanya sebagai berikut:

1. Pastikan Anda memenuhi syarat administratif kampus (status aktif, tidak menunggak pembayaran yang menyebabkan pembekuan status).
2. Persiapkan data yang dibutuhkan: NIM, nama lengkap, program studi, judul skripsi (jika ada), nama pembimbing.
3. Cek prosedur: online (Sistem Informasi Akademik) atau manual ke sekretariat jurusan/fakultas.
4. Isi formulir permintaan surat (jika ada) atau buat draft surat yang jelas dan rapi.
5. Serahkan dokumen pendukung yang diminta (mis. Kartu Mahasiswa, identitas, surat pengantar dari pembimbing jika diperlukan).
6. Tunggu verifikasi administrasi dan tanda tangan pejabat berwenang.
7. Ambil surat yang sudah ditandatangani dan cap/stempel resmi.

Dokumen Pendukung Umum

• Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
• Fotokopi Kartu Identitas (KTP)
• Surat pengantar atau persetujuan pembimbing (opsional)
• Bukti pembayaran jika diperlukan (untuk membuktikan status aktif)

Tips Praktis Agar Surat Cepat Disetujui

Agar proses pembuatan surat berjalan lancar, perhatikan tips berikut:

• Persiapkan semua dokumen lengkap sebelum mengajukan permintaan.
• Gunakan bahasa yang jelas dan singkat dalam meminta surat.
• Jika kampus menyediakan template, gunakan template resmi untuk mempercepat verifikasi.
• Mintalah tanda tangan pembimbing jika diperlukan; surat dari pembimbing dapat mempercepat persetujuan.
• Tentukan masa berlaku surat yang realistis (mis. 3 bulan atau sesuai kebutuhan pihak penerima).
• Mintalah nomor surat atau bukti perekaman pengajuan untuk menghindari kebingungan jika ingin menanyakan status.
• Untuk kebutuhan cepat, tanyakan prosedur ‘express’ atau layanan kilat jika tersedia.

Formulasi Kalimat yang Profesional

Contoh kalimat profesional yang dapat digunakan di badan surat:

• “Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa: [nama mahasiswa], NIM: [xxxxxx], Program Studi: [xxxx], benar sedang menyusun skripsi pada Program Studi [nama].”
• “Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan [sebutkan keperluan], berlaku sampai dengan tanggal [dd/mm/yyyy].”

Legalisasi dan Cap/Stempel: Mengapa Penting?

Legalisasi (tanda tangan pejabat berwenang dan cap/stempel) memberikan kekuatan hukum dan administratif pada surat. Tanpa cap/stempel resmi, beberapa instansi bisa menolak surat tersebut karena dianggap tidak sah.

Siapa yang harus menandatangani?

• Ketua Jurusan atau Kepala Program Studi
• Wakil Dekan (Tingkat Fakultas) sesuai kebijakan
• Sekretaris Jurusan untuk beberapa keperluan administratif

Catatan: Jika Anda mengirim surat secara digital (scan), pastikan stempel dan tanda tangan terlihat jelas. Beberapa institusi menerima tanda tangan elektronik resmi sesuai ketentuan kampus.

Perbedaan Surat Keterangan Menyusun Skripsi dengan Dokumen Lain

Membedakan dokumen akan membantu Anda mengajukan permintaan yang tepat:

• Surat Keterangan Menyusun Skripsi: Menyatakan status mahasiswa sedang mengerjakan skripsi.
• Surat Keterangan Aktif Kuliah: Menyatakan mahasiswa aktif mengikuti perkuliahan (bukan khusus skripsi).
• Surat Keterangan Lulus: Menyatakan mahasiswa sudah menyelesaikan semua kewajiban akademik dan dinyatakan lulus – berbeda fungsi dan syarat pengeluaran.

Tabel Ringkasan: Kapan Menggunakan Surat Ini?

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apakah surat ini sama dengan surat keterangan aktif kuliah?

Tidak selalu. Surat keterangan aktif kuliah menegaskan status mahasiswa menjalani perkuliahan, sementara lebih spesifik menunjukkan proses penyelesaian tugas akhir. Namun, beberapa kampus menggabungkan keduanya dalam satu surat.

Berapa lama masa berlaku surat yang ideal?

Umumnya 1-6 bulan. Untuk keperluan pengajuan beasiswa, kadang-kadang pihak pemberi beasiswa mewajibkan masa berlaku surat tidak lebih dari 1 bulan sejak tanggal terbit.

Bisakah surat dikeluarkan atas permintaan mahasiswa tanpa persetujuan pembimbing?

Tergantung kebijakan kampus. Beberapa fakultas meminta rekomendasi pembimbing, sementara yang lain cukup dari administrasi. Namun surat yang disertai dukungan pembimbing cenderung lebih kuat.

Apakah bisa meminta surat secara online?

Banyak universitas kini menyediakan layanan pengajuan surat secara online melalui sistem akademik. Pastikan unggah dokumen pendukung yang jelas untuk mempercepat proses.

Studi Kasus: Contoh Situasi Nyata dan Solusi

Studi Kasus 1: Mahasiswa Bekerja yang Memerlukan Cuti

Siti bekerja paruh waktu di perusahaan swasta dan membutuhkan cuti selama 3 bulan untuk menyelesaikan penelitian lapangan skripsinya. Perusahaan mensyaratkan bukti bahwa Siti benar-benar sedang menyusun skripsi. Siti mengajukan surat ke sekretariat jurusan dengan melampirkan persetujuan pembimbing. Surat diterbitkan berisi pernyataan status dan masa berlaku 3 bulan. Perusahaan menerima dan memberikan cuti.

Studi Kasus 2: Permintaan Beasiswa yang Mendesak

Andi ingin mengajukan beasiswa tahap akhir yang membuka pendaftaran dalam waktu singkat. Karena batas waktu singkat, Andi meminta surat keterangan skripsi melalui layanan online kampus dan meminta pembimbing menandatangani secara cepat. Surat dicetak, distempel, dan diserahkan ke panitia beasiswa. Andi berhasil lolos seleksi administratif.

Studi Kasus 3: Penelitian Lapangan di Instansi Pemerintah

Rina memerlukan izin wawancara di Puskesmas setempat untuk mengumpulkan data. Pihak Puskesmas meminta surat resmi dari kampus. Rina mengajukan surat yang mencantumkan judul penelitian dan pembimbing. Puskesmas memberikan izin setelah memeriksa surat tersebut.

Pengalaman Pribadi (Contoh Narasi) – Bagaimana Saya Mengurus Surat Keterangan Skripsi

Saya (sebagai contoh narator) mengajukan ketika hendak mengajukan beasiswa penelitian. Prosesnya memerlukan beberapa langkah sederhana: menyiapkan KTM, menyusun draft surat singkat, meminta pembimbing menandatangani, lalu menyerahkan ke administrasi jurusan. Pengalaman utama yang bisa saya bagikan:

• Komunikasikan kebutuhan surat kepada pembimbing sedini mungkin.
• Jelaskan tujuan penggunaan surat agar pihak administrasi dapat menyesuaikan isi surat (mis. masa berlaku atau detail penelitian).
• Simpan nomor resi pengajuan (jika online) untuk memudahkan follow-up.
• Jika butuh cepat, datang langsung ke jam pelayanan administrasi dan bawa berkas lengkap.

Dengan pendekatan ini, saya menerima surat dalam waktu kurang dari 48 jam dan proses pengajuan beasiswa berjalan lancar.

Checklist Dokumen & Langkah Sebelum Mengajukan Surat

• [ ] Kartu Tanda Mahasiswa (asli & fotokopi)
• [ ] Kartu Tanda Penduduk / identitas
• [ ] Draft judul skripsi / proposal (jika diminta)
• [ ] Persetujuan pembimbing (jika diperlukan)
• [ ] Bukti pembayaran UKT/SPP (jika kampus mensyaratkan status aktif)
• [ ] Formulir permohonan (jika kampus menyediakan)
• [ ] Alamat tujuan dan keterangan keperluan surat (jelas untuk siapa dan untuk apa)

Optimasi SEO pada Surat & Aplikasi (Catatan untuk Pencari Kerja/Beasiswa)

Untuk tujuan visibilitas dan efisiensi administratif, perhatikan beberapa hal yang juga relevan untuk SEO dalam konteks konten online terkait surat keterangan skripsi:

• Gunakan kata kunci relevan di subjek email saat mengirim permintaan (mis. “Permohonan Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi – [Nama] – [NIM]”).
• Simpan versi PDF dengan nama file yang jelas dan singkat (mis. SK_Skripsi_[NIM]_[Nama].pdf).
• Jika mengunggah surat di portal beasiswa, pastikan metadata file (judul & deskripsi) mudah dimengerti.
• Untuk penyebutan di CV atau profil profesional, cantumkan status skripsi dan tanggal perkiraan kelulusan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

• Tidak mencantumkan masa berlaku surat (menyebabkan pihak penerima ragu).
• Menggunakan bahasa yang terlalu informal sehingga terlihat tidak resmi.
• Tidak melampirkan bukti identitas atau persetujuan pembimbing jika diminta.
• Mengabaikan stempel resmi; surat tanpa cap/stempel sering ditolak.
• Terlambat mengajukan permintaan sehingga mengganggu jadwal pengajuan beasiswa atau izin.

Alur Proses Pengajuan Surat (Ilustrasi Langkah)

1. Persiapkan dokumen (KTM, KTP, judul skripsi, pembimbing)
2. Ajukan permintaan ke sekretariat jurusan/fakultas (offline/online)
3. Verifikasi dokumen oleh staf administrasi
4. Persetujuan pejabat berwenang (Ketua Jurusan/Wakil Dekan)
5. Tanda tangan & cap/stempel resmi
6. Pengambilan surat atau pengiriman digital (scan)

Template Ringkas yang Bisa Langsung Digunakan

Salin dan tempel template singkat ini ke dokumen pengajuan Anda, lalu lengkapi data sesuai kebutuhan:

SURAT KETERANGAN SEDANG MENYUSUN SKRIPSI

Nomor: ...... / ...... / .....



Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama     : [Nama Pejabat]

Jabatan  : [Jabatan]

Menyatakan bahwa:



Nama Mahasiswa  : [Nama Lengkap]

NIM             : [NIM]

Program Studi   : [Program Studi]

Fakultas        : [Fakultas]

Judul Skripsi   : [Judul, jika sudah ada]

Pembimbing      : [Nama Pembimbing]



Adalah benar sedang menyusun skripsi dan belum mengikuti sidang sampai tanggal surat ini diterbitkan. Surat ini dibuat untuk keperluan: [Sebutkan Keperluan] dan berlaku sampai [dd/mm/yyyy].



Dikeluarkan di: [Kota]

Tanggal: [dd/mm/yyyy]



(...............)

[Nama Pejabat]

[Jabatan]

Cap/Stempel

    

Aspek Legal dan Etika

Surat keterangan adalah dokumen resmi – memalsukan isi atau tanda tangan merupakan tindakan ilegal dan dapat berakibat sanksi akademik maupun hukum. Pastikan semua informasi yang tercantum adalah benar dan telah diverifikasi oleh pihak yang berwenang.

Surat Digital: Scan, PDF, dan Tanda Tangan Elektronik

Dengan berkembangnya layanan digital kampus, banyak surat sekarang dapat diterbitkan dalam format digital. Namun beberapa instansi masih meminta dokumen fisik berstempel. Berikut beberapa tips:

• Simpan file PDF dengan kualitas scan yang baik (300 dpi) sehingga tanda tangan dan stempel terlihat jelas.
• Jika kampus menggunakan tanda tangan elektronik, pastikan pihak penerima menerima tanda tangan digital tersebut dengan sertifikat yang valid.
• Jangan mengedit atau memanipulasi isi surat setelah tanda tangan; jika perlu revisi, minta surat baru.

Contoh Email Pengantar saat Mengajukan Surat secara Online

Subjek: Permohonan Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi - [Nama] - [NIM]



Yth. Sekretariat Program Studi [Nama Program Studi]

Di Tempat



Dengan hormat,



Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : [Nama]

NIM     : [NIM]

Program Studi : [Program Studi]



Mengajukan permohonan pembuatan  untuk keperluan [sebutkan keperluan, mis. pengajuan beasiswa]. Terlampir:

1. Scan KTM

2. Scan KTP

3. Draft judul skripsi / proposal (jika diminta)

4. Surat persetujuan pembimbing (jika ada)



Mohon informasi estimasi waktu pembuatan dan apabila ada persyaratan tambahan saya siap melengkapinya.



Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.



Hormat saya,

[Nama Lengkap]

[Nomor HP / Email]

    

FAQ Lanjutan

Bisakah surat menyatakan bahwa skripsi sudah hampir selesai?

Pihak administrasi biasanya tidak memberikan pernyataan subjektif seperti “hampir selesai” kecuali ada bukti konkret (mis. persetujuan pembimbing yang menyatakan draf final sudah disetujui). Surat sebaiknya bersifat faktual: “sedang menyusun skripsi”.

Apa yang harus dilakukan jika surat ditolak oleh pihak eksternal?

Tanyakan alasan penolakan (format, masa berlaku, ketiadaan stempel, dsb.). Perbaiki sesuai masukan dan mintalah administrasi kampus mengeluarkan surat dengan format atau keterangan tambahan jika diperlukan.

Ringkasan Cepat: Saat Anda Membutuhkan Surat Keterangan Skripsi

• Pastikan data pribadi dan NIM benar.
• Cantumkan dengan jelas tujuan penggunaan surat.
• Lampirkan pembimbing atau persetujuan bila perlu.
• Periksa masa berlaku – jangan terlalu lama atau terlalu singkat.
• Ajukan lebih awal untuk menghindari keterlambatan administratif.

Kesimpulan

Surat keterangan sedang menyusun skripsi adalah dokumen administratif penting yang mendukung berbagai keperluan mahasiswa, dari beasiswa hingga izin penelitian dan pengajuan cuti kerja. Menyusun surat yang tepat memerlukan pemahaman komponen penting, prosedur kampus, serta dokumen pendukung yang lengkap. Dengan mempersiapkan data yang benar, mengikuti prosedur kampus, dan meminta dukungan pembimbing bila perlu, proses pengajuan surat dapat berjalan cepat dan mulus.

Gunakan template dan contoh yang disediakan di artikel ini sebagai acuan. Ingat untuk selalu memastikan keaslian data dan legalitas tanda tangan sehingga surat memiliki kekuatan administratif yang sah. Semoga panduan ini membantu Anda mendapatkan yang valid dan sesuai kebutuhan.

Butuh Contoh Surat yang Disesuaikan?

Jika Anda ingin, salin salah satu template di atas dan sesuaikan datanya. Untuk kebutuhan formal seperti beasiswa atau penelitian di instansi pemerintah, pastikan meminta persetujuan pembimbing dan cap resmi fakultas.

Hak cipta artikel ini untuk keperluan panduan pembuatan . Pastikan menyesuaikan format dengan kebijakan institusi Anda.