Contoh Surat Pernyataan Perusahaan tentang Permintaan Data Skripsi
Meta title: Contoh Surat Pernyataan Perusahaan tentang Permintaan Data Skripsi | Template & Panduan
Meta description: Panduan lengkap dan . Template resmi, langkah penulisan, tips legal & etika, serta contoh praktis untuk mahasiswa dan pembimbing.
Pendahuluan
Permintaan data perusahaan untuk keperluan skripsi adalah proses yang sering dihadapi mahasiswa saat melakukan penelitian. Agar proses berjalan lancar, dibutuhkan surat pernyataan atau surat permohonan resmi dari institusi akademik atau mahasiswa yang mendapatkan persetujuan perusahaan. Artikel ini menghadirkan panduan lengkap, , template yang siap pakai, serta tips legal dan etika yang perlu diperhatikan.
Mengapa Surat Pernyataan Perusahaan Tentang Permintaan Data Skripsi Penting?
Surat pernyataan perusahaan (atau surat persetujuan/pernyataan resmi dari perusahaan) berfungsi sebagai bukti bahwa perusahaan mengizinkan atau menyetujui penggunaan data untuk penelitian. Dokumen ini membantu:
- Memastikan izin resmi dan transparansi antara mahasiswa, universitas, dan perusahaan.
- Mendukung validitas penelitian karena data diperoleh secara legal.
- Melindungi hak-hak privasi perusahaan dan karyawan jika ada data sensitif.
- Memudahkan proses publikasi atau sidang skripsi karena ada bukti persetujuan.
Siapa yang Harus Mengeluarkan Surat Ini?
Surat pernyataan biasanya diterbitkan oleh perwakilan resmi perusahaan, seperti:
- HR Manager / Kepala SDM
- Direktur atau Manager Divisi terkait
- Legal & Compliance Officer
- Public Relations (untuk data non-sensitif terkait publikasi)
Jenis-Jenis Surat Terkait Permintaan Data Skripsi
Berikut beberapa jenis surat yang umum digunakan:
- Surat Permohonan Data dari Mahasiswa ke Perusahaan
- Surat Pernyataan Perusahaan (persetujuan pemakaian data untuk skripsi)
- Surat Balasan Resmi Perusahaan yang menjelaskan syarat dan batasan penggunaan data
- Surat Perjanjian Non-Disclosure (NDA) jika data sangat sensitif
Elemen Penting dalam Surat Pernyataan Perusahaan tentang Permintaan Data Skripsi
Surat pernyataan yang jelas dan lengkap biasanya mencantumkan elemen berikut:
- Header perusahaan (logo, alamat, kontak)
- Nomor surat dan tanggal
- Judul surat (mis. “Surat Pernyataan/Persetujuan Penggunaan Data untuk Skripsi”)
- Identitas perusahaan yang memberikan izin (nama perusahaan, alamat, NPWP bila perlu)
- Identitas pihak yang menerima izin (nama mahasiswa, program studi, universitas)
- Rincian data yang diberikan (jenis data, periode, format)
- Syarat dan batasan penggunaan data (anonimisasi, tidak disebarluaskan, penggunaan hanya untuk skripsi)
- Durasi izin dan persyaratan pengembalian/destroy data setelah penelitian
- Tanda tangan pejabat berwenang dan stempel perusahaan
- Informasi kontak untuk verifikasi
Contoh Surat Pernyataan Perusahaan tentang Permintaan Data Skripsi (Formal)
Berikut contoh surat pernyataan yang dapat diadaptasi sesuai kebutuhan. Gantilah isi dalam tanda kurung dengan data yang relevan.
Perihal: Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Data untuk Penelitian Skripsi
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
Alamat :
Dengan ini menyatakan bahwa kami memberikan izin kepada:
Nama :
NIM :
Program Studi :
Untuk menggunakan data milik perusahaan kami dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Jenis data yang diberikan:
2. Tujuan penggunaan: Untuk keperluan penulisan skripsi dengan judul “
3. Batasan: Data harus dianonimkan dan tidak dapat dipublikasikan secara langsung tanpa izin tertulis dari perusahaan.
4. Masa berlaku izin:
Surat ini diberikan tanpa mengurangi ketentuan hukum yang berlaku dan dapat dicabut apabila persyaratan tidak dipenuhi.
Hormat kami,
Nama :
Jabatan :
Kontak :
Contoh Surat Balasan Perusahaan (Menetapkan Syarat)
Perusahaan dapat membalas permohonan dengan surat resmi yang berisi persyaratan penggunaan data. Contoh ringkas:
Perihal: Persetujuan Penggunaan Data (Dengan Syarat)
Bersama surat ini kami menyetujui permintaan Saudara
– Data harus dianonimkan dan hanya digunakan untuk keperluan skripsi.
– Hasil penelitian harus diserahkan kepada perusahaan untuk ditinjau 1 minggu sebelum publikasi.
– Data tidak boleh dibagikan kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis.
– Perusahaan berhak mencabut izin jika syarat tidak dipenuhi.
Hormat kami,
Contoh Surat Permohonan Data dari Mahasiswa (Untuk Dilampirkan ke Perusahaan)
Mahasiswa dapat mengajukan permohonan formal ke perusahaan. Contoh singkat:
Perihal: Permohonan Data untuk Penelitian Skripsi
Kepada Yth.,
Pimpinan
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
NIM :
Program Studi :
Universitas :
Dengan ini mengajukan permohonan untuk memperoleh data
Saya berkomitmen untuk:
– Menggunakan data hanya untuk keperluan akademik.
– Menjaga kerahasiaan dan anonimisasi data sesuai kesepakatan.
– Mengembalikan atau memusnahkan data sesuai permintaan perusahaan setelah penelitian selesai.
Bersama surat ini saya lampirkan fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa dan surat pengantar dari program studi.
Hormat saya,
Nama :
Kontak :
Contoh Surat Pernyataan Perusahaan (Format Ringkas untuk Email)
Jika perusahaan memilih memberi persetujuan via email, format ringkas bisa seperti ini:
Kepada:
Subject: Persetujuan Penggunaan Data untuk Skripsi –
Dengan email ini, kami menyatakan persetujuan memberikan akses data
Salam,
Kontak: <...>
Template Lengkap: Surat Pernyataan Perusahaan (Ready-to-Use)
Gunakan template berikut dan sesuaikan lapangan yang diberi tanda kurung.
Nomor : <...>
Tanggal : <...>
Perihal : Pernyataan Persetujuan Penggunaan Data untuk Penelitian Skripsi
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
Alamat :
Dengan ini menyatakan bahwa kami memberikan izin kepada:
Nama :
NIM :
Program Studi :
Untuk memperoleh dan menggunakan data berikut:
– Jenis data : <...>
– Periode data : <...>
– Format data : <... (excel/pdf/dokumen lain)>
Syarat dan Ketentuan:
1. Data harus dianonimkan sebelum digunakan dalam publikasi.
2. Data tidak boleh diserahkan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis perusahaan.
3. Hasil penelitian yang ingin dipublikasikan harus mendapatkan persetujuan tertulis dari perusahaan terlebih dahulu.
4. Perusahaan berhak mencabut izin jika ditemukan pelanggaran terhadap ketentuan ini.
5. Masa berlaku izin: <... hari/bulan dari tanggal surat>.
Demikian surat pernyataan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
Nama : <...>
Jabatan : <...>
Kontak Verifikasi :
Tips Praktis Menyusun dan Mengajukan Surat Permintaan Data
Agar permohonan Anda mudah diterima, perhatikan tips berikut:
- Jelaskan dengan jelas tujuan penelitian dan manfaatnya bagi perusahaan (jika ada manfaat praktis).
- Cantumkan lampiran pendukung: surat pengantar dari universitas, CV singkat, proposal singkat atau abstrak skripsi.
- Tawarkan bentuk kerjasama: pertemuan presentasi hasil, ringkasan hasil penelitian khusus untuk perusahaan, atau rekomendasi berbasis data.
- Jaga etika: jaminan anonimisasi, keamanan data, dan batasan publikasi.
- Berikan kontak yang mudah dihubungi untuk verifikasi.
- Minta jadwal yang realistis untuk pengiriman data.
Syarat Legal & Etika yang Perlu Diperhatikan
Ketika meminta dan menggunakan data perusahaan, perhatikan aspek hukum dan etika:
- Data yang bersifat pribadi (personal data) harus diperlakukan sesuai aturan perlindungan data pribadi dan privasi. Di Indonesia, ikuti pedoman yang berlaku dan kebijakan internal perusahaan.
- Jika data sensitif disediakan, pertimbangkan penandatanganan Non-Disclosure Agreement (NDA) atau perjanjian kerahasiaan.
- Pastikan persetujuan tertulis dari pejabat berwenang (bukan komunikasi informal).
- Dokumentasikan semua persetujuan dan komunikasi terkait untuk keperluan sidang atau pembelaan akademik.
Catatan penting: Artikel ini bersifat panduan. Untuk kasus yang melibatkan data sensitif atau konsekuensi hukum, konsultasikan dengan pembimbing akademik dan/atau pihak legal perusahaan.
Checklist Pengajuan Permintaan Data (Untuk Mahasiswa)
- Siapkan proposal singkat (1-2 halaman) yang menjelaskan tujuan penelitian dan jenis data yang dibutuhkan.
- Ajukan surat permohonan resmi dari universitas (surat pengantar atau rekomendasi).
- Siapkan CV atau identitas mahasiswa dan kontak pembimbing.
- Tentukan format data yang diinginkan (Excel, CSV, PDF, dll.).
- Jelaskan bagaimana data akan diamankan (penyimpanan, enkripsi, dll.).
- Lampirkan contoh output atau abstrak skripsi untuk meyakinkan pihak perusahaan.
- Tanyakan apakah perlu NDA dan persiapkan draft jika diminta.
- Dapatkan persetujuan tertulis dan simpan bukti komunikasi.
Format Tabel Ringkas: Perbandingan Template Surat
Berikut tabel singkat yang menunjukkan perbedaan tipe surat untuk permintaan data skripsi. Tabel ini menggunakan kelas bergaya WordPress.
| Tipe Surat | Tujuan Utama | Contoh Isi Singkat | Kapan Digunakan |
|---|---|---|---|
| Surat Permohonan Mahasiswa | Meminta akses data | Meminta jenis data & periode; melampirkan proposal | Awal proses permintaan |
| Surat Pernyataan Perusahaan | Memberi izin penggunaan data | Rincian data, syarat, masa berlaku | Setelah permohonan disetujui |
| Surat Balasan Syarat | Menetapkan batasan penggunaan | Kondisi anonimisasi dan publikasi | Jika data sensitif / butuh pembatasan |
| NDA (Non-Disclosure) | Mengamankan data sensitif | Kewajiban kerahasiaan dan sanksi | Untuk data rahasia / strategis |
Studi Kasus Singkat: Pengalaman Mahasiswa Meminta Data Penjualan
Contoh pengalaman singkat berikut dapat membantu memahami praktik nyata:
- Mahasiswa A membutuhkan data penjualan bulanan selama 3 tahun dari perusahaan retail untuk analisis tren.
- Mahasiswa membuat proposal 2 halaman dan meminta surat pengantar dari program studi.
- Perusahaan merespons dengan meminta jaminan anonimisasi dan draft NDA.
- Setelah menandatangani NDA, perusahaan memberikan data dengan kolom sensitif (nama pelanggan) dihapus.
- Mahasiswa menyerahkan laporan ringkasan hasil kepada perusahaan sebelum sidang sebagai bentuk penghormatan kerjasama.
Contoh NDA Ringkas (Jika Diperlukan oleh Perusahaan)
Jika perusahaan meminta NDA, berikut contoh poin-poin utama yang biasanya ada:
- Definisi data rahasia
- Kewajiban penerima untuk menjaga kerahasiaan
- Batasan penggunaan data
- Durasi kerahasiaan
- Sanksi pelanggaran
- Ketentuan pengembalian atau pemusnahan data
Contoh poin NDA (singkat):
1. Penerima data wajib menjaga kerahasiaan dan tidak mengungkapkan Data Rahasia kepada pihak ketiga.
2. Data hanya boleh digunakan untuk tujuan penelitian skripsi dengan judul <...>.
3. Masa berlaku kewajiban kerahasiaan adalah <... tahun> setelah penerimaan data.
4. Pelanggaran dapat berakibat gugatan atau sanksi sesuai perundang-undangan.
Bagaimana Mengelola Data Perusahaan yang Diterima
Pengelolaan data yang benar penting untuk menjaga kepercayaan perusahaan dan integritas penelitian. Berikut panduan singkat:
- Buat salinan terpisah: simpan data mentah pada lokasi aman dan buat salinan kerja terpisah untuk analisis.
- Anonimisasi: hilangkan atau enkripsi identifier personal (nama, NIK, nomor telepon) jika tidak dibutuhkan.
- Proteksi file: gunakan password pada file sensitif dan simpan di drive terenkripsi bila memungkinkan.
- Batasi akses: hanya pembimbing dan peneliti inti yang boleh mengakses data.
- Destruksi data: jika diminta, hapus atau kembalikan data sesuai kesepakatan.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
Apakah perusahaan wajib memberikan data untuk skripsi?
Tidak wajib. Pemberian data adalah kebijakan perusahaan. Mahasiswa harus mendapatkan persetujuan resmi sebelum menggunakan data.
Apakah perlu tanda tangan pejabat untuk validitas surat?
Ya, surat pernyataan biasanya harus ditandatangani oleh pejabat berwenang dan menyerahkan cap/stempel perusahaan sebagai bukti otentik.
Apakah email persetujuan cukup?
Email dapat diterima jika memuat pernyataan jelas dari pejabat berwenang. Namun, beberapa institusi atau sidang mungkin meminta surat resmi dengan kop dan tanda tangan serta stempel.
Bagaimana jika perusahaan menolak memberi data?
Cari alternatif: data publik, dataset sekunder, survei lapangan, atau ubah fokus penelitian ke sumber data yang tersedia. Jelaskan juga kepada pembimbing tentang kendala yang dihadapi.
Checklist Syarat dalam Surat Pernyataan Perusahaan
- Identitas perusahaan dan pejabat penandatangan
- Nama mahasiswa, NIM, universitas
- Jenis dan periode data
- Syarat penggunaan & publikasi
- Ketentuan kerahasiaan & NDA jika diperlukan
- Masa berlaku surat
- Kontak verifikasi
- Tanda tangan & stempel
Panduan Langkah-demi-Langkah Mengurus Surat Pernyataan
- Tulis proposal singkat yang jelas – tujuan, manfaat, variabel yang dibutuhkan.
- Minta surat pengantar resmi dari universitas atau fakultas.
- Hubungi kontak perusahaan yang relevan (HR, Legal, PR, atau manager divisi).
- Kirim surat permohonan (cetak + digital) beserta lampiran.
- Tindak lanjuti via telepon atau pertemuan tatap muka jika perlu.
- Jika disetujui, pastikan mendapatkan surat pernyataan tertulis yang memenuhi checklist sebelumnya.
- Jika diminta, tanda tangani NDA dan patuhi semua syarat.
- Simpan salinan surat dan semua komunikasi untuk keperluan administrasi akademik.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
- Tidak memberikan rincian yang cukup mengenai data yang dibutuhkan.
- Langsung meminta data tanpa surat pengantar universitas.
- Mengabaikan persyaratan kerahasiaan atau persetujuan tertulis.
- Menunda komunikasi sehingga perusahaan merasa tidak diprioritaskan.
- Mempublikasikan data mentah tanpa izin tertulis.
Contoh Kasus: Surat Pernyataan untuk Data Karyawan (Contoh Isi)
Berikut contoh pernyataan yang lebih spesifik untuk data karyawan yang telah dianonimkan:
Perihal: Persetujuan Penggunaan Data Karyawan (Anonimisasi)
Dengan ini kami memberikan izin kepada:
Nama :
Program Studi : <...>
Untuk menggunakan data karyawan yang telah dianonimkan, meliputi umur, masa kerja, tingkat pendidikan, dan gaji yang telah dinormalkan, untuk keperluan penelitian skripsi berjudul “<...>“. Data tidak termasuk identitas personal seperti nama, NIK, nomor telepon, atau alamat.
Syarat: Data hanya digunakan untuk analisis internal skripsi, tidak dipublikasikan tanpa persetujuan kami.
Hormat kami,
Contoh: Surat Pernyataan untuk Data Penjualan (Contoh Isi)
Contoh ringkas untuk data penjualan:
Perihal: Persetujuan Penggunaan Data Penjualan untuk Penelitian
Perusahaan
Syarat: Hasil penelitian harus dibagikan dalam bentuk ringkasan kepada perusahaan sebelum publikasi.
Hormat kami,
Bagaimana Jika Perusahaan Meminta Kompensasi?
Beberapa perusahaan mungkin meminta kompensasi atau manfaat balik (mis. ringkasan hasil, rekomendasi) sebelum memberikan data. Pertimbangkan hal ini:
- Pertimbangkan tawaran yang wajar – mis. ringkasan hasil penelitian, rekomendasi perbaikan.
- Jangan menawarkan pembayaran tunai atau insentif yang bertentangan dengan kebijakan universitas.
- Diskusikan dengan pembimbing dan pihak fakultas jika ada permintaan kompensasi.
Checklist untuk Perusahaan: Apa Yang Diperiksa Sebelum Mengeluarkan Surat?
- Verifikasi identitas mahasiswa dan universitas.
- Periksa proposal penelitian dan tujuan penggunaan data.
- Tentukan apakah data mengandung informasi sensitif.
- Putuskan apakah perlu NDA atau syarat tambahan.
- Siapkan format dan metode pengiriman data yang aman.
- Tentukan siapa yang berwenang menandatangani surat.
Format Digital & Penyimpanan Arsip
Baik perusahaan maupun mahasiswa sebaiknya menyimpan arsip digital dan cetak dari surat pernyataan. Tips:
- Simpan salinan PDF bersertifikat dan salinan cetak dengan tanda tangan asli.
- Gunakan sistem manajemen dokumen di universitas untuk menyimpan bukti persetujuan.
- Catat tanggal kadaluarsa izin dan kalender pengingat untuk pengembalian data.
Template Download & Penyesuaian
Untuk kemudahan, siapkan beberapa template (surat permohonan, surat pernyataan, NDA) dalam format Word atau Google Docs sehingga dapat diedit. Pastikan setiap template dilengkapi bidang yang mudah disesuaikan seperti nama, tanggal, dan rincian data.
Tips Negosiasi dengan Perusahaan
- Jelaskan manfaat penelitian untuk perusahaan (mis. insight, rekomendasi strategis).
- Tawarkan ringkasan hasil atau presentasi gratis sebagai imbal balik.
- Jaga profesionalisme dan patuhi setiap permintaan wajar perusahaan.
- Siapkan alternatif data jika perusahaan menolak sebagian permintaan.
Bagaimana Menyusun Pernyataan Publikasi (Jika Diizinkan)
Jika perusahaan mengizinkan publikasi, cantumkan pernyataan berikut dalam skripsi ketika menggunakan data eksternal:
Contoh kalimat di bagian acknowledgements atau metodologi:
“Penulis mengucapkan terima kasih kepada
Kapan Perlu Melibatkan Pembimbing atau Fakultas?
Selalu libatkan pembimbing ketika:
- Permintaan data menuntut perubahan desain penelitian.
- Perusahaan meminta kompensasi di luar kebijakan universitas.
- Ada keraguan terkait legalitas atau etika penggunaan data.
- Diperlukan penandatanganan surat pengantar dari lembaga akademik.
Rangkuman & Kesimpulan
Surat pernyataan perusahaan tentang permintaan data skripsi adalah dokumen penting yang menjamin izin formal, mengatur syarat penggunaan data, dan melindungi hak kedua belah pihak. Dengan menggunakan template yang telah disesuaikan, mengikuti checklist, dan mematuhi praktik legal serta etika, mahasiswa dapat memperoleh akses data dengan lebih mudah dan aman. Selalu pastikan ada persetujuan tertulis, pencatatan komunikasi, dan tindakan pengamanan data yang sesuai.
Ringkasan Tindakan yang Disarankan
- Siapkan proposal singkat dan surat pengantar universitas.
- Ajukan permohonan resmi ke perusahaan dengan rincian jenis data.
- Apabila disetujui, pastikan mendapatkan surat pernyataan tertulis & stempel.
- Patuh pada syarat kerahasiaan dan gunakan data sesuai perjanjian.
- Simpan semua bukti persetujuan untuk keperluan administratif sidang.
Penutup
Semoga panduan ini membantu Anda menyusun dan memahami . Gunakan template yang disediakan sebagai dasar, sesuaikan dengan kebutuhan, dan jaga komunikasi profesional dengan pihak perusahaan. Apabila memerlukan penyesuaian lebih lanjut, konsultasikan dengan pembimbing akademik atau pihak legal di universitas.
Catatan: Pastikan menyesuaikan isi surat dengan peraturan internal perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku. Artikel ini bersifat panduan dan bukan pengganti nasihat hukum profesional.