Contoh Surat Penyerahan Skripsi: Template, Panduan, dan Tips Lengkap
Pendahuluan
Penyerahan skripsi merupakan salah satu tahap administratif penting dalam proses kelulusan mahasiswa strata satu (S1). Banyak mahasiswa yang merasa bingung ketika harus menyiapkan surat penyerahan skripsi karena setiap universitas atau program studi memiliki prosedur dan persyaratan yang berbeda-beda. Artikel ini menyajikan panduan lengkap dan yang mudah diikuti, termasuk format resmi, template untuk berbagai kebutuhan (ke sekretariat program studi, perpustakaan, atau pengiriman softcopy via email), checklist dokumen, serta tips praktis agar penyerahan skripsi berjalan lancar.
Apa itu Surat Penyerahan Skripsi?
Surat penyerahan skripsi adalah surat resmi yang dibuat oleh mahasiswa untuk menyatakan bahwa mereka telah menyelesaikan, mencetak, dan/atau menyerahkan naskah skripsi kepada pihak kampus sesuai prosedur. Surat ini seringkali disertai dengan dokumen pendukung seperti formulir penyerahan, lembar persetujuan pembimbing, bukti pembayaran sidang, dan file digital skripsi.
Pentingnya Surat Penyerahan Skripsi
- Mendokumentasikan bahwa skripsi telah diserahkan secara resmi kepada pihak kampus.
- Menjadi bukti administratif dalam proses kelulusan dan pencetakan ijazah.
- Mempermudah pengarsipan di perpustakaan atau repositori institusi.
- Menjamin hak akses dan distribusi (misalnya penyerahan softcopy untuk repositori digital).
Komponen Penting dalam Surat Penyerahan Skripsi
Surat penyerahan skripsi umumnya mengandung elemen berikut:
- Nama dan identitas mahasiswa (nama lengkap, NIM/NIM mahasiswa, program studi, fakultas)
- Judul skripsi yang diserahkan
- Tujuan penyerahan (ke sekretariat, perpustakaan, arsip digital, atau pembimbing)
- Jenis penyerahan (fisik: hard copy; digital: softcopy via email atau upload)
- Daftar lampiran (misal: lembar pengesahan, bukti pembayaran, CD/USB)
- Tanda tangan mahasiswa dan pembimbing (jika diperlukan)
- Tanggal penyerahan
Format Umum Surat Penyerahan Skripsi
Berikut adalah format umum yang bisa Anda gunakan sebagai acuan. Format ini bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebijakan kampus.
Ketua Program Studi [Nama Program Studi]
[Nama Fakultas/Universitas]
di Tempat
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Program Studi]
Fakultas : [Nama Fakultas]
Dengan ini menyerahkan skripsi saya dengan judul:
“[Judul Skripsi]”
Penyerahan ini dilakukan untuk keperluan administratif kelulusan dan pengarsipan di [sebutkan tujuan: sekretariat prodi / perpustakaan]. Adapun lampiran yang disertakan adalah:
- Lembar pengesahan pembimbing dan penguji
- Bukti kelulusan sidang
- Hard cover dan isi hard copy sebanyak [jumlah] eksemplar
- Softcopy (file .pdf) pada CD/USB atau melalui email
Demikian surat penyerahan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
[Kota], [Tanggal]
Hormat saya,
[Nama Mahasiswa]
NIM: [NIM]
Contoh Surat Penyerahan Skripsi (Beberapa Variasi)
Di bawah ini terdapat beberapa yang bisa Anda salin dan modifikasi sesuai kebutuhan. Setiap contoh dirancang untuk situasi yang umum ditemui mahasiswa.
Contoh 1: Surat Penyerahan Skripsi ke Sekretariat Program Studi (Format Resmi)
Ketua Program Studi Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Contoh
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Rizky Ananda
NIM : 2018123456
Program Studi : Manajemen
Fakultas : Ekonomi dan Bisnis
Dengan ini menyerahkan skripsi saya yang berjudul:
“Pengaruh Kepuasan Pelanggan terhadap Loyalitas Konsumen pada Toko XYZ di Kota ABC”
Penyerahan ini dilakukan untuk keperluan pengarsipan dan proses administratif kelulusan. Adapun lampiran yang saya serahkan adalah:
- 1 (satu) eksemplar hard copy skripsi berjahit
- 1 (satu) eksemplar softcopy dalam format PDF pada flashdisk
- Lembar persetujuan pembimbing dan penguji yang telah ditandatangani
- Bukti pembayaran sidang skripsi
Demikian surat penyerahan ini saya sampaikan. Mohon diterima dan diproses sesuai ketentuan program studi.
Surabaya, 15 September 2025
Hormat saya,
Rizky Ananda
NIM: 2018123456
Contoh 2: Surat Penyerahan Skripsi ke Perpustakaan (Untuk Pengarsipan)
Kepala Perpustakaan Universitas Contoh
di Tempat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Siti Nur Aisyah
NIM : 2017122345
Program Studi : Teknik Informatika
Fakultas : Teknik
Dengan ini menyerahkan skripsi saya untuk keperluan pengarsipan di perpustakaan universitas dengan judul:
“Implementasi Sistem Rekomendasi Berbasis Collaborative Filtering pada Aplikasi E-Commerce Lokal”
Dokumen yang diserahkan:
- 1 eksemplar hard bound (untuk koleksi perpustakaan)
- 1 eksemplar hard copy untuk arsip program studi
- 1 file digital (PDF) yang telah diunggah ke repositori institusi melalui email atau sistem upload
Demikian surat ini saya buat. Terima kasih atas bantuan dan kerjasamanya.
Bandung, 2 Oktober 2025
Hormat saya,
Siti Nur Aisyah
NIM: 2017122345
Contoh 3: Surat Pengantar Penyerahan Softcopy Skripsi via Email
Admin Repositori Digital
Universitas Contoh
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Fajar Pratama
NIM : 2019111110
Program Studi : Ilmu Komunikasi
Melalui email ini saya mengirimkan berkas softcopy skripsi dengan rincian sebagai berikut:
- Nama File: FajarPratama_Skripsi_2019.pdf
- Ukuran File: 4,8 MB
- Format: PDF (searchable)
- Judul Skripsi: “Strategi Komunikasi Digital Pada Kampanye Pemasaran UMKM”
Mohon softcopy tersebut dapat diunggah ke repositori digital universitas dan diberi katalog sesuai ketentuan. Lampiran lain seperti lembar persetujuan pembimbing akan saya kirim terpisah jika diperlukan.
Atas perhatian dan bantuannya saya ucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 November 2025
Hormat saya,
Fajar Pratama
NIM: 2019111110
Email: fajar.pratama@email.com
Contoh 4: Surat Penyerahan Skripsi Disertai Media Penyimpanan (CD/USB)
Bagian Administrasi Akademik
Universitas Contoh
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dwi Hartono
NIM : 2016109876
Program Studi : Sistem Informasi
Dengan ini menyerahkan skripsi berjudul:
“Analisis Keamanan Data pada Sistem Informasi Akademik Berbasis Web”
Dokumen yang diserahkan:
- 1 eksemplar hard copy (berjahit)
- 1 flashdisk yang berisi file skripsi dalam format PDF
- Lembar pengesahan pembimbing dan penguji
Harap flashdisk diserahkan kembali setelah proses upload selesai. Terima kasih atas perhatian dan bantuannya.
Yogyakarta, 20 Desember 2025
Hormat saya,
Dwi Hartono
NIM: 2016109876
Contoh 5: Surat Penyerahan Revisi Skripsi
Ketua Program Studi Psikologi
Universitas Contoh
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Putri Lestari
NIM : 2016123450
Program Studi : Psikologi
Dengan ini menyerahkan skripsi revisi berdasarkan hasil sidang dan masukan penguji dengan judul:
“Hubungan Gaya Parenting dengan Perilaku Sosial Anak Usia Sekolah”
Revisi ini meliputi:
- Perbaikan struktur bab 2 (tinjauan pustaka)
- Penyempurnaan metode penelitian dan penambahan analisis statistik
- Perbaikan pada kesimpulan dan saran
Dokumen yang diserahkan: 1 eksemplar hard copy, dan file revisi dalam format PDF.
Malang, 5 Januari 2026
Hormat saya,
Putri Lestari
NIM: 2016123450
Tabel Ringkasan Jenis Surat Penyerahan Skripsi (WordPress-styled)
| Jenis Penyerahan | Tujuan | Dokumen Utama | Contoh Template |
|---|---|---|---|
| Hard Copy ke Prodi | Pengarsipan dan syarat kelulusan | Cover, lembar pengesahan, bukti sidang | Surat Penyerahan ke Sekretariat (Contoh 1) |
| Hard Copy ke Perpustakaan | Koleksi perpustakaan | Hard bound, metadata | Contoh 2 |
| Softcopy via Email/Upload | Repositori digital | File PDF, metadata, surat pengantar | Contoh 3 |
| Hard Copy + Media | Prodi + upload admin | Flashdisk/CD + hard copy | Contoh 4 |
| Submission Revisi | Perbaikan pasca sidang | File revisi + catatan perubahan | Contoh 5 |
Checklist Dokumen yang Sering Diminta Saat Penyerahan Skripsi
Berikut checklist praktis yang bisa Anda gunakan sebelum menyerahkan skripsi:
- Hard copy skripsi (jumlah sesuai ketentuan prodi)
- Softcopy skripsi dalam format PDF (searchable jika memungkinkan)
- Lembar pengesahan yang ditandatangani pembimbing dan penguji
- Bukti kelulusan sidang (skor/berita acara sidang)
- Bukti pembayaran administrasi (jika ada biaya pengarsipan)
- Formulir penyerahan yang diisi (jika prodi memiliki formulir khusus)
- Abstrak dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris (jika diminta)
- Data metadata skripsi (kata kunci, abstrak, DOI jika ada)
- Media penyimpanan (CD/USB) jika diminta
Tips Praktis Menulis Surat Penyerahan Skripsi
Gunakan tips berikut agar proses penyerahan berjalan lebih mudah dan profesional:
- Periksa panduan resmi kampus: setiap universitas sering kali memiliki pedoman penyerahan; ikuti format yang ditentukan.
- Gunakan bahasa formal dan ringkas: surat administratif sebaiknya singkat, jelas, dan sopan.
- Cantumkan informasi penting di awal: nama, NIM, judul skripsi, dan tujuan penyerahan.
- Periksa kembali lampiran: pastikan seluruh dokumen yang diperlukan dilampirkan dan sesuai format.
- Simpan bukti penyerahan: minta tanda terima atau cap dari pihak kampus sebagai bukti.
- Jika mengirim via email, pastikan subjek email jelas (misal: “Penyerahan Softcopy Skripsi – [Nama] – [NIM]”).
- Jika perlu, cantumkan nomor kontak atau email untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut.
- Gunakan format file yang umum: PDF untuk softcopy, dan nama file yang konsisten (Nama_NIM_Skripsi.pdf).
- Jika mengirim media fisik (CD/USB), beri label jelas pada media tersebut.
Panduan Menyusun Judul Skripsi dan Metadata untuk Repository
Selain surat penyerahan, Anda mungkin diminta mengisi metadata untuk repositori digital. Metadata yang baik memudahkan pencarian dan pengindeksan. Berikut elemen metadata yang umum:
- Judul skripsi (Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris jika tersedia)
- Nama penulis
- NIM
- Program studi dan fakultas
- Tahun lulus
- Abstrak (ID/EN)
- Kata kunci (3-6 kata kunci relevan)
- Jenis file dan ukuran file
- Lisensi (misal: hak cipta tetap milik penulis; atau lisensi terbuka jika diizinkan)
Contoh Subjek dan Isi Email untuk Penyerahan Softcopy Skripsi
Contoh subjek email dan template isi singkat untuk pengiriman softcopy ke repositori atau admin:
Isi email:
Yth. Admin Repositori Universitas Contoh,
Bersama email ini saya lampirkan softcopy skripsi saya untuk diunggah ke repositori universitas. Data singkat:
– Nama : [Nama]
– NIM : [NIM]
– Program Studi : [Program Studi]
– Judul Skripsi : “[Judul Skripsi]”
File terlampir: [Nama_File.pdf] (ukuran [xx MB]). Mohon konfirmasi jika dokumen sudah diterima atau jika ada persyaratan tambahan.
Terima kasih atas bantuannya.
Hormat saya,
[Nama] | [NIM] | [Email] | [No. HP]
Studi Kasus: Proses Penyerahan Skripsi di Universitas Fiktif
Untuk memberikan gambaran praktis, berikut studi kasus singkat berdasarkan prosedur umum kampus yang sering ditemui:
Situasi
Mahasiswa bernama Adi telah mengikuti sidang skripsi pada tanggal 1 Juli. Setelah sidang, penguji meminta beberapa revisi kecil. Adi menyelesaikan revisi pada 10 Juli dan harus menyerahkan skripsi hard copy ke sekretariat prodi serta softcopy ke repositori sebelum tanggal 20 Juli untuk diproses kelulusannya.
Langkah-Langkah yang Dilakukan Adi
- Mencetak ulang skripsi sesuai format yang ditetapkan (margin, font, dan tata letak sesuai pedoman).
- Mencetak lembar pengesahan yang sudah ditandatangani pembimbing dan penguji.
- Mempersiapkan softcopy PDF dan menyimpannya dengan nama file sesuai ketentuan (Adi_201600123.pdf).
- Mengisi formulir penyerahan skripsi di website prodi dan mengunggah file PDF.
- Mengirimkan surat pengantar via email ke admin repositori dengan lampiran file PDF serta informasi metadata.
- Menyerahkan hard copy beserta flashdisk ke sekretariat dan meminta tanda terima resmi.
Hasil
Kemudahan administrasi: karena Adi menyiapkan semua dokumen dan mengikuti pedoman kampus, proses verifikasi berjalan cepat. Tanda terima dari sekretariat menjadi bukti bahwa dokumen fisik telah masuk, sementara email konfirmasi dari admin repositori memastikan softcopy telah diterima.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
Apakah surat penyerahan skripsi harus bermaterai?
Tergantung kebijakan kampus. Sebagian institusi tidak meminta materai untuk surat penyerahan skripsi, tetapi jika surat diminta menjadi dokumen legal tertentu, mungkin diperlukan materai. Selalu cek pedoman resmi prodi atau fakultas.
Berapa banyak hard copy yang harus diserahkan?
Jumlah hard copy bervariasi: beberapa prodi meminta 1 eksemplar untuk perpustakaan dan 1 untuk prodi; ada yang meminta 2-3 eksemplar. Pastikan konfirmasi ke program studi.
Perlukah saya menyebutkan pembimbing dalam surat penyerahan?
Biasanya tidak wajib mencantumkan nama pembimbing dalam surat penyerahan, namun lembar pengesahan yang disertakan harus memuat tanda tangan pembimbing dan penguji.
Bagaimana jika prodi mengharuskan pengunggahan ke sistem online?
Jika ada sistem online, ikuti format upload, lengkapi metadata, dan sertakan surat pengantar jika sistem meminta. Simpan bukti upload (screenshot atau email konfirmasi).
Bisakah saya mengirimkan skripsi melalui pos?
Bisa, tapi lebih aman menyerahkan langsung atau mengunggah softcopy. Jika mengirim via pos, gunakan layanan tercatat dan simpan bukti pengiriman untuk menghindari masalah administratif.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
- Tidak memeriksa panduan penulisan skripsi yang berlaku di kampus.
- Lupa menyertakan lembar pengesahan yang sudah ditandatangani.
- Mengirim file dengan format yang tidak sesuai atau rusak.
- Tidak menyimpan bukti penyerahan (tanda terima, email konfirmasi, atau bukti upload).
- Nama file tidak jelas sehingga membingungkan petugas admin.
Contoh Surat Penyerahan Skripsi yang Dapat Dicetak (Format Minimalis)
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [NIM]
Program Studi : [Program Studi]
Judul Skripsi : “[Judul Skripsi]”
Dengan ini saya menyerahkan skripsi untuk keperluan administrasi kelulusan. Lampiran: hardcopy, softcopy (PDF), lembar pengesahan.
[Kota], [Tanggal]
Hormat saya,
[Nama Mahasiswa]
NIM: [NIM]
Optimasi SEO untuk Artikel Tentang “Contoh Surat Penyerahan Skripsi”
Jika Anda ingin menerbitkan artikel ini di blog atau website kampus, berikut adalah beberapa rekomendasi SEO:
- Gunakan kata kunci utama “” di judul (H1), beberapa sub-judul (H2/H3), dan di paragraf awal.
- Buat meta title yang ringkas dan meta description yang menjelaskan manfaat artikel (sudah disertakan di halaman ini).
- Gunakan tag header (H1, H2, H3) secara terstruktur untuk membantu mesin pencari memahami konten.
- Sertakan variasi kata kunci (LSI): “format surat penyerahan skripsi”, “template surat penyerahan skripsi”, “cara menyerahkan skripsi”.
- Masukkan daftar isi atau anchor link jika artikel panjang agar pembaca dan crawler mudah menavigasi.
- Gunakan schema markup (misal: Article atau HowTo) jika memungkinkan untuk hasil SERP yang lebih kaya.
- Optimalkan gambar jika ditambahkan (gunakan alt text yang relevan seperti: “”).
- Pastikan halaman mobile-friendly dan memuat cepat.
Template yang Bisa Dicopy-Paste (Plain Text)
Jika Anda membutuhkan versi plain text yang bisa langsung ditempel pada dokumen Word atau Google Docs, berikut template singkat yang dapat digunakan:
Kepada Yth.
Ketua Program Studi [Nama Prodi]
[Universitas / Fakultas]
di Tempat
SURAT PENYERAHAN SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama]
NIM : [NIM]
Program Studi : [Program Studi]
Dengan ini menyerahkan skripsi berjudul:
"[Judul Skripsi]"
Lampiran:
- Hard copy (1 ex)
- Softcopy (PDF)
- Lembar pengesahan
- Bukti sidang
Demikian surat penyerahan ini saya buat. Terima kasih.
[Kota], [Tanggal]
Hormat saya,
[Nama]
NIM: [NIM]
Rekomendasi Format File dan Penamaan File
Untuk memudahkan pengelolaan, gunakan format file dan penamaan yang konsisten:
- Format file: PDF/A jika memungkinkan (format PDF untuk pengarsipan jangka panjang)
- Penamaan file: Nama_NIM_Skripsi.pdf (misal: PutriLestari_2016123450_Skripsi.pdf)
- Ukuran file: kompres tanpa mengurangi kualitas teks, agar mudah diunggah
- Abstrak terpisah: sediakan file terpisah jika sistem repositori meminta abstrak terpisah
Contoh Surat Penyerahan Skripsi (Versi Bahasa Inggris Singkat)
Untuk universitas yang memerlukan dokumentasi bilingual, berikut contoh ringkas dalam bahasa Inggris:
To:
Head of [Program Name]
[Faculty], [University Name]
I, the undersigned:
Name: [Name]
Student ID: [NIM]
Program: [Program]
Hereby submit my thesis entitled:
“[Thesis Title]”
Attached documents: thesis hard copy, soft copy (PDF), signed approval sheet.
[City], [Date]
Sincerely,
[Name]
Student ID: [NIM]
Penutup dan Rekomendasi Akhir
Menyusun surat penyerahan skripsi tidak harus rumit. Kuncinya adalah mengikuti pedoman resmi kampus, menyiapkan semua dokumen yang diperlukan, serta menyampaikan surat dengan bahasa yang jelas dan formal. Gunakan template di atas sebagai acuan, lalu sesuaikan dengan persyaratan program studi Anda. Selalu simpan bukti penyerahan (tanda terima atau konfirmasi email) agar tidak terjadi masalah administratif di kemudian hari.
Kesimpulan
Artikel ini menyajikan panduan lengkap dan untuk berbagai kebutuhan: penyerahan ke sekretariat program studi, perpustakaan, pengiriman softcopy via email, hingga penyerahan media fisik seperti flashdisk. Dengan mengikuti format yang jelas, mengisi semua komponen penting, dan menyiapkan checklist dokumen, proses penyerahan skripsi dapat berjalan lancar dan terorganisir. Jangan lupa untuk selalu mengacu pada pedoman resmi universitas Anda dan menyimpan bukti penyerahan sebagai dokumentasi.