Apa itu Surat Keterangan Penyerahan Skripsi?

Surat keterangan penyerahan skripsi adalah dokumen resmi yang menyatakan bahwa seorang mahasiswa telah menyerahkan naskah skripsi (baik dalam bentuk fisik maupun elektronik) kepada pihak yang berwenang di institusi pendidikan, misalnya jurusan, fakultas, atau perpustakaan. Surat ini biasanya berfungsi sebagai bukti administrasi untuk keperluan kelulusan, pengarsipan, atau pemrosesan identitas akademik.

Fungsi utama

• Bukti penyerahan naskah skripsi (fisik atau digital).
• Syarat administrasi untuk proses sidang atau yudisium.
• Dokumen penyusun arsip perpustakaan kampus.
• Referensi bagi pihak administrasi untuk pengecekan kelengkapan berkas.

Mengapa Surat Ini Penting?

Tanpa surat keterangan penyerahan skripsi, mahasiswa berisiko mengalami hambatan administrasi, keterlambatan yudisium, atau masalah pengarsipan. Berikut alasan-alasan pentingnya:

• Verifikasi administrasi: Memastikan bahwa penyerahan tercatat secara resmi.
• Pertanggungjawaban: Menjadi bukti bahwa mahasiswa telah memenuhi kewajiban menyerahkan naskah skripsi sesuai ketentuan kampus.
• Perlindungan hak cipta dan plagiarisme: Pendaftaran naskah pada perpustakaan biasanya disertai catatan tanggal penyerahan.
• Proses kelulusan: Seringkali menjadi salah satu syarat untuk mengikuti sidang atau daftar yudisium.

Komponen Penting Surat Keterangan Penyerahan Skripsi

Sebelum membuat surat, pastikan surat memuat komponen berikut agar sah dan lengkap:

1. Judul surat (misalnya: Surat Keterangan Penyerahan Skripsi).
2. Identitas mahasiswa: nama lengkap, NIM, program studi, fakultas.
3. Judul skripsi yang diserahkan.
4. Tanggal penyerahan.
5. Bentuk penyerahan: fisik (jumlah eksemplar) atau digital (format file & media).
6. Penerima: nama dan jabatan petugas administrasi atau pustakawan yang menerima.
7. Tanda tangan penerima dan pemberi (jika diperlukan) serta cap lembaga.
8. Nomor surat atau referensi administrasi (opsional tetapi direkomendasikan).
9. Catatan tambahan (misalnya kondisi berkas, lampiran CD/USB, atau checklist berkas pendukung).

Format & Struktur Surat Keterangan Penyerahan Skripsi

Format yang rapi memudahkan administrasi. Berikut contoh struktur yang umum digunakan:

Struktur standar

• Header institusi (logo, nama fakultas/jurusan, alamat).
• Judul surat (centered, bold): SURAT KETERANGAN PENYERAHAN SKRIPSI.
• Nomor surat (jika ada).
• Paragraf pembuka: menyatakan identitas mahasiswa dan maksud surat.
• Rincian penyerahan: judul skripsi, tanggal, jumlah eksemplar, format file.
• Paragraf penutup: menyatakan bahwa dokumen telah diterima lengkap dan keterangan lain.
• Tanda tangan dan cap (nama penerima & jabatan).
• Tempat dan tanggal surat diterbitkan.

Contoh format singkat (garis besar)

[Logo Institusi]

[Nama Fakultas / Jurusan]

SURAT KETERANGAN PENYERAHAN SKRIPSI

Nomor: [----/----]



Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:

Nama: [Nama Mahasiswa]

NIM: [Nomor Induk Mahasiswa]

Program Studi: [Program Studi]

Judul Skripsi: [Judul Skripsi]



Telah menyerahkan skripsi sebanyak [x] eksemplar / file elektronik (format: .pdf) pada tanggal [tanggal].



Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.



Diterima oleh,

[nama penerima] [jabatan]

[tanda tangan dan cap]

    

Contoh Surat Keterangan Penyerahan Skripsi (Beberapa Versi)

Berikut beberapa yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan: resmi, singkat, dan versi lengkap yang memuat checklist lampiran.

Contoh 1: Versi Resmi (Lengkap)

Gunakan versi ini untuk penyerahan ke fakultas atau perpustakaan ketika dibutuhkan bukti resmi.

UNIVERSITAS X

FAKULTAS Y

JURUSAN Z



SURAT KETERANGAN PENYERAHAN SKRIPSI

Nomor: 023/SKP-SKR/FAK/2025



Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:



Nama  : Andi Wijaya

NIM   : 2018123456

Prodi : Pendidikan Bahasa Indonesia

Fakultas : Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan



Telah menyerahkan skripsi:

Judul : "Strategi Pembelajaran Bahasa pada Siswa SMP di Era Digital"

Bentuk : 2 (dua) eksemplar cetak dan 1 (satu) file PDF pada flashdisk

Tanggal penyerahan : 12 September 2025



Catatan : Skripsi diterima dalam kondisi lengkap (sampul, lembar pengesahan, pdf, lampiran data).



Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.



Diterima oleh,

(Drs. Budi Santoso)

Kepala Administrasi Jurusan

[Tanda tangan & Cap]



Tanggal: 12 September 2025

    

Contoh 2: Versi Singkat (Untuk Bukti Sementara)

SURAT KETERANGAN PENYERAHAN SKRIPSI



Nama  : Siti Aisyah

NIM   : 2019234567

Prodi : Teknik Informatika



Judul Skripsi : "Implementasi Sistem Informasi Akademik Berbasis Web"



Telah menyerahkan 1 (satu) file PDF via email ke sekretariat jurusan pada 20 Februari 2025.



Penerima: Sekretariat Jurusan TI

[Tanda tangan & Nama Penerima]



Tanggal: 20 Februari 2025

    

Contoh 3: Versi Checklist Lampiran

SURAT KETERANGAN PENYERAHAN SKRIPSI



Nama  : Rio Pratama

NIM   : 2017123456

Prodi : Manajemen



Judul Skripsi : "Analisis Kepuasan Pelanggan pada Toko Online X"



Penyerahan meliputi:

- [x] 1 eksemplar cetak

- [x] 1 eksemplar untuk perpustakaan

- [x] 1 file PDF (USB)

- [x] Form persetujuan pembimbing

- [x] Lembar pengesahan



Telah diterima oleh: (Nama Petugas)

[Tanda tangan & Cap]

Tanggal: 03 Maret 2025

    

Contoh 4: Surat Tanda Terima Sederhana (Slip)

SLIP TANDA TERIMA SKRIPSI



Telah diterima dari:

Nama : [Nama Mahasiswa]

NIM  : [NIM]



Judul Skripsi : [Judul]

Jumlah Berkas : [Jumlah]

Tanggal Terima : [Tanggal]



Penerima: [Nama Petugas]  (Tanda Tangan)

    

Silakan salin format di atas dan sesuaikan nama institusi, nomor surat, dan rincian lain sesuai kebijakan kampus Anda.

Tabel Ringkasan Dokumen Penyerahan

Berikut tabel ringkasan yang dapat membantu mahasiswa mempersiapkan dokumen sebelum penyerahan skripsi.

Cara Membuat & Menyerahkan Skripsi (Langkah per Langkah)

Berikut panduan langkah demi langkah agar proses penyerahan skripsi berjalan lancar dan sesuai prosedur administrasi kampus:

Persiapan sebelum mencetak/menyimpan file

1. Periksa format skripsi sesuai pedoman fakultas (margin, font, ukuran, nomor halaman).
2. Pastikan semua lampiran termasuk lembar pengesahan, pernyataan orisinalitas/plagiasi, abstrak, daftar pustaka lengkap.
3. Scan dokumen yang diperlukan dalam resolusi baik; simpan file sebagai PDF/A jika diminta.
4. Siapkan media penyimpanan (USB) dan cek integritas file.

Langkah penyerahan

1. Isi surat keterangan penyerahan skripsi atau ambil form yang disediakan oleh jurusan/fakultas.
2. Serahkan berkas fisik dan/atau kirimkan file digital sesuai instruksi (email resmi, portal akademik, atau unggah ke repository institusi).
3. Mintalah tanda terima atau surat keterangan penyerahan yang telah ditandatangani oleh petugas administrasi.
4. Simpan salinan surat keterangan penyerahan sebagai bukti untuk proses berikutnya (sidang, yudisium).

Setelah penyerahan

• Konfirmasi bahwa file digital telah diunggah ke repository kampus (jika ada) dan dapat diakses sesuai ketentuan.
• Periksa kembali jadwal sidang atau proses yudisium berdasarkan bukti penyerahan.
• Jika diperlukan, lakukan revisi akhir yang disetujui pembimbing dan pastikan versi final sesuai dengan yang diserahkan.

Tips Praktis dan SEO untuk Publikasi Skripsi

Selain administrasi, mahasiswa perlu memperhatikan aspek kelayakan publikasi dan pengarsipan. Berikut tips praktis dan beberapa rekomendasi agar dokumen mudah ditemukan:

Tips praktis

• Gunakan judul yang jelas dan deskriptif – memudahkan pencarian di repository kampus.
• Buat abstrak singkat yang informatif (150-300 kata) dengan kata kunci utama penelitian.
• Periksa plagiarisme sebelum penyerahan; sertakan pernyataan orisinalitas jika diminta.
• Simpan file master (editable) dan file PDF final terpisah.
• Jika mengunggah ke repositori publik, tambahkan metadata: penulis, NIM, tahun, abstrak, kata kunci, pembimbing, fakultas.

Rekomendasi kata kunci (SEO) untuk metadata

Masukkan beberapa kata kunci relevan agar skripsi mudah ditemukan:

• Judul penelitian singkat
• Topik utama (misalnya: “pembelajaran daring”, “analisis pasar”, “kinerja keuangan”)
• Metode yang digunakan (misalnya: “kualitatif”, “kuantitatif”, “case study”)
• Lokasi atau subjek penelitian (misalnya: “SMK X”, “kota Y”)

SEO untuk halaman repository atau profil institusi

1. Buat meta title yang mencakup judul singkat dan tahun.
2. Tulis meta description yang menggambarkan isi secara ringkas (150-160 karakter).
3. Gunakan tag heading di halaman publikasi dan masukkan kata kunci secara alami.
4. Tambahkan DOI atau identifier lain jika tersedia.

Kesalahan Umum & Cara Menghindarinya

Beberapa kesalahan sering terjadi saat penyerahan skripsi. Kenali dan hindari agar proses administrasi tidak terhambat:

• Menyerahkan versi yang belum ditandatangani pembimbing – selalu pastikan lembar pengesahan lengkap.
• Tidak mencatat nomor surat atau tanda terima – minta bukti tertulis.
• Format file tidak sesuai – konversi ke PDF sebelum mengunggah.
• Lupa menyertakan lampiran penting seperti data mentah atau lampiran metode – cek checklist kampus.
• Tidak menyimpan salinan cadangan – selalu simpan di cloud atau harddisk eksternal.

Studi Kasus & Pengalaman Praktis

Berikut dua studi kasus singkat berdasarkan pengalaman umum mahasiswa di berbagai kampus.

Studi Kasus 1: Penyerahan Fisik & Elektronik di Universitas A

Seorang mahasiswa melakukan penyerahan 2 eksemplar fisik (untuk jurusan dan perpustakaan) dan 1 file PDF via email ke sekretariat jurusan. Proses memakan waktu 2 hari karena ada revisi minor pada bentuk kutipan. Setelah perbaikan, sekretariat menerbitkan surat keterangan penyerahan yang memuat nomor registrasi. Mahasiswa dapat menghadiri sidang setelah menyerahkan bukti tersebut.

Studi Kasus 2: Pengunggahan ke Repository di Institut B

Di institut ini, semua skripsi wajib diunggah ke repository institusi. Mahasiswa menyiapkan file PDF/A, metadata lengkap, dan menyertakan ORCID pembimbing. Setelah verifikasi, administrator repository mengeluarkan sertifikat digital penyerahan. Keunggulan: publikasi cepat dan bisa diakses publik. Tantangan: persyaratan metadata yang ketat memerlukan waktu ekstra.

Pelajaran penting

• Persiapkan dokumen lebih awal dan lakukan pengecekan format sebelum hari penyerahan.
• Komunikasikan dengan pembimbing untuk memastikan lembar pengesahan benar.
• Ketahui prosedur spesifik setiap institusi (jumlah eksemplar, format digital, dan cara penerbitan bukti).

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apa perbedaan antara surat keterangan penyerahan skripsi dan tanda terima skripsi?

Surat keterangan biasanya berbentuk dokumen resmi yang menerangkan penyerahan dan kondisi berkas. Tanda terima (slip) cenderung lebih singkat dan berfungsi sebagai bukti sementara. Keduanya bisa digunakan bergantian sesuai kebutuhan administrasi institusi.

2. Apakah saya perlu menyerahkan skripsi dalam format hardcover?

Persyaratan berbentuk cetakan (softcover/hardcover) tergantung kebijakan kampus. Beberapa fakultas meminta softcover untuk koleksi perpustakaan, sementara yang lain hanya membutuhkan lembar pengesahan dan file digital.

3. Bagaimana jika pembimbing belum menandatangani lembar persetujuan?

Jangan menyerahkan berkas sebelum lembar pengesahan ditandatangani. Jika ada kendala jadwal, komunikasikan dengan pembimbing atau administrasi untuk opsi tanda tangan elektronik atau tanda tangan setelah penyerahan dengan bukti lainnya.

4. Apakah perlu mencantumkan nomor surat?

Jika jurusan/fakultas menggunakan sistem nomor surat, pastikan mencantumkannya. Nomor surat memudahkan pelacakan administrasi dan pengarsipan internal.

5. Saya kehilangan tanda terima, apa yang harus dilakukan?

Segera hubungi bagian administrasi atau pustakawan yang menerima skripsi. Biasanya mereka menyimpan salinan tanda terima atau catatan registrasi yang bisa di-print ulang.

Template Surat Keterangan Penyerahan Skripsi – Siap Pakai

Salin template berikut dan sesuaikan dengan identitas institusi Anda. Template ini mengandung semua elemen penting agar surat diakui secara administrasi.

[Logo Institusi]

[Nama Fakultas / Jurusan / Alamat]



SURAT KETERANGAN PENYERAHAN SKRIPSI

Nomor: [....../....../2025]



Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : [Nama Penerima]

Jabatan : [Jabatan Penerima]

Pada hari ini, [tanggal], telah menerima penyerahan skripsi dari:



Nama Mahasiswa : [Nama Lengkap]

NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]

Program Studi : [Program Studi]

Fakultas : [Fakultas]



Judul Skripsi : [Judul Skripsi]

Bentuk Penyerahan : [Misal: 2 eksemplar cetak, 1 file PDF (.pdf) pada USB]

Status Berkas : [Lengkap / Perlu Perbaikan]



Catatan : [Opsional - misal kondisi sampul, lampiran data, dsb.]



Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.



Diterima oleh,

[Nama Penerima]

[Jabatan]

[Tanda tangan & Cap]



Tempat, Tanggal : [Kota, tanggal]

    

Aspek Legal & Penyimpanan Data

Beberapa institusi memiliki kebijakan hukum terkait penyimpanan skripsi, hak cipta, dan akses publik. Perhatikan hal-hal berikut:

• Pastikan pernyataan hak cipta dan izin publikasi bila penelitian melibatkan data sensitif atau subjek manusia.
• Jika ada data berlisensi atau berbayar, lampirkan bukti izin penggunaan data.
• Simpan data penelitian (data mentah) sesuai standar etika penelitian institusi.
• Pertimbangkan untuk menggunakan akses terbatas jika skripsi memuat informasi rahasia.

Checklist Final Sebelum Menyerahkan Skripsi

Gunakan checklist ini agar tidak ada berkas yang terlupa:

• Judul final sesuai lembar pengesahan
• Lembar pengesahan yang ditandatangani pembimbing dan ketua program studi
• Format penulisan sesuai pedoman
• File PDF + file sumber (mis. .docx) disimpan aman
• Lampiran data (jika ada) terorganisir
• Surat keterangan penyerahan telah diisi dan ditandatangani penerima
• Salinan untuk mahasiswa disimpan (digital & fisik)

Kesimpulan

Surat keterangan penyerahan skripsi adalah bagian penting dari proses administrasi akademik yang berfungsi sebagai bukti resmi penyerahan naskah penelitian. Dengan mengikuti format yang benar, melengkapi komponen penting, dan mempersiapkan dokumen pendukung, mahasiswa dapat mempercepat proses sidang dan yudisium. Gunakan contoh surat yang disediakan sebagai template, sesuaikan dengan aturan institusi, dan jangan lupa menyimpan bukti penyerahan.

Butuh contoh lain atau versi surat sesuai kebijakan kampus Anda? Anda dapat menyalin template di atas dan menyesuaikannya. Semoga panduan ini membantu proses penyerahan skripsi Anda menjadi lebih lancar dan terstruktur.