Cara Membuat Surat Keterangan Skripsi: Panduan Lengkap, Contoh, dan Template
Butuh panduan praktis tentang ? Artikel ini membahas secara lengkap semua yang perlu Anda tahu: definisi, jenis surat keterangan skripsi, persyaratan, langkah-langkah pembuatan, contoh resmi yang dapat diedit, checklist, serta tips praktis agar proses pengurusan berjalan cepat dan lancar. Cocok untuk mahasiswa yang sedang mengurus administratif kampus, keperluan magang, pendaftaran kerja, atau persyaratan beasiswa.
Pendahuluan: Mengapa Surat Keterangan Skripsi Penting?
Surat keterangan skripsi merupakan dokumen resmi dari institusi pendidikan (fakultas atau program studi) yang menyatakan status akademik mahasiswa terkait pengerjaan atau penyelesaian skripsi. Dokumen ini sering diminta untuk berbagai kepentingan, misalnya:
- Persyaratan magang atau kerja praktik
- Pengajuan cuti akademik atau perpanjangan masa studi
- Pendaftaran sidang skripsi atau wisuda
- Permohonan beasiswa atau bantuan keuangan
- Verifikasi administrasi oleh perusahaan atau lembaga eksternal
Apa Itu Surat Keterangan Skripsi? (Definisi dan Jenis)
Secara umum, surat keterangan skripsi adalah surat resmi yang menerangkan status mahasiswa terhadap proses skripsi. Berikut adalah beberapa jenis yang sering ditemui:
Jenis-jenis Surat Keterangan Skripsi
- Surat Keterangan Sedang Mengerjakan Skripsi: Menyatakan mahasiswa saat ini sedang dalam proses penyusunan skripsi.
- Surat Keterangan Telah Mengumpulkan Skripsi: Menyatakan mahasiswa telah mengumpulkan naskah skripsi ke bagian akademik atau dosen pembimbing.
- Surat Keterangan Telah Sidang / Lulus Skripsi: Menyatakan mahasiswa sudah melakukan sidang dan dinyatakan lulus (biasanya dikeluarkan setelah proses sidang selesai dan administrasi riset lengkap).
- Surat Keterangan Belum Sidang: Diperuntukkan bagi mahasiswa yang belum mendapat jadwal sidang tetapi membutuhkan bukti status untuk keperluan administrasi.
- Surat Keterangan Untuk Kepentingan Eksternal: Misalnya untuk pengurusan visa, perusahaan, beasiswa, atau instansi lain yang membutuhkan bukti status akademik.
Manfaat Surat Keterangan Skripsi
- Mempermudah proses administratif di kampus maupun eksternal.
- Sebagai bukti resmi bagi perusahaan atau lembaga yang meminta keterangan status skripsi.
- Mendukung pengajuan beasiswa, magang, atau kerja praktik.
- Memberi kepastian waktu dan status pengerjaan skripsi bagi mahasiswa dan pembimbing.
Persyaratan Umum Sebelum Membuat Surat Keterangan Skripsi
Persyaratan kosong bisa berbeda antar universitas/fakultas, namun umumnya diperlukan:
- Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau bukti identitas mahasiswa
- Formulir permohonan surat keterangan (biasa tersedia di bagian akademik atau sistem informasi akademik)
- Surat rekomendasi atau tanda tangan dosen pembimbing (jika diperlukan)
- Bukti pengumpulan berkas skripsi (jika surat menyatakan skripsi telah dikumpulkan)
- Biaya administrasi (jika kampus memungut biaya)
- Nomor Induk Mahasiswa (NIM), program studi, dan kontak yang dapat dihubungi
Langkah-langkah Cara Membuat Surat Keterangan Skripsi
Berikut langkah praktis agar proses pembuatan surat keterangan skripsi cepat dan minim hambatan:
- Periksa Jenis Surat yang Dibutuhkan
Pastikan apakah Anda membutuhkan surat keterangan sedang mengerjakan, sudah mengumpulkan, atau lulus. Setiap jenis memiliki syarat dokumen yang berbeda.
- Unduh/Formulir Permohonan
Cari formulir permohonan di situs resmi fakultas atau bagian akademik. Banyak kampus menyediakan form online di sistem informasi akademik (SIA).
- Persiapkan Dokumen Pendukung
- Scan KTM, KTP, atau identitas lain
- Bukti bimbingan (logbook atau screenshot attendance pembimbing jika ada)
- Bukti pengumpulan naskah (tanda terima atau email konfirmasi)
- Minta Tanda Tangan Pembimbing & Kaprodi
Jika kebijakan kampus mewajibkan tanda tangan pembimbing atau ketua program studi, mintalah tanda tangan setelah mengisi formulir.
- Serahkan ke Bagian Akademik
Ajukan formulir beserta dokumen pendukung ke bagian akademik atau administrasi fakultas. Simpan bukti pengajuan (resit atau nomor antrian).
- Tunggu Proses dan Ambil Surat
Lakukan follow-up jika proses memakan waktu lama. Jika sudah jadi, ambil surat asli atau minta versi digital yang telah ditandatangani elektronik (jika tersedia).
- Scan & Simpan Salinan
Selalu simpan salinan digital dan fisik untuk keperluan di masa depan.
Format Umum Surat Keterangan Skripsi
Format resmi biasanya mencakup elemen-elemen berikut:
- Logo institusi dan kop surat
- Nomor surat (jika diperlukan)
- Judul surat (mis. “SURAT KETERANGAN SKRIPSI”)
- Isi keterangan (identitas mahasiswa, NIM, program studi, status skripsi, tanggal)
- Tanda tangan pejabat berwenang (dosen pembimbing, ketua prodi, atau kepala bagian akademik)
- Stempel resmi kampus (jika diperlukan)
- Tanggal pembuatan surat
Contoh Surat Keterangan Skripsi (Format Resmi)
Berikut beberapa contoh template yang bisa Anda salin, ubah, dan gunakan sesuai kebutuhan. Sesuaikan kop surat dan peraturan kampus Anda.
Contoh 1: Surat Keterangan Sedang Mengerjakan Skripsi
SURAT KETERANGAN
Nomor: ______/______/______
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Pejabat]
Jabatan : [Pejabat (Ketua Program Studi / Sekretaris)]
Fakultas : [Nama Fakultas]
Universitas : [Nama Universitas]
Menerangkan bahwa:
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Prodi]
Judul Skripsi (sementara) : [Judul Skripsi jika ada]
Adalah benar mahasiswa Program Studi [Nama Prodi] Fakultas [Nama Fakultas] Universitas [Nama Universitas] yang sampai dengan tanggal surat ini diterbitkan sedang dalam proses penyusunan skripsi.
Surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : [Kota]
Pada tanggal : [dd/mm/yyyy]
[Tempat Tanda Tangan dan Stempel]
Nama & Tanda Tangan Pejabat
NIP/ID : ______
Contoh 2: Surat Keterangan Telah Mengumpulkan Skripsi
SURAT KETERANGAN
Nomor: ______/______/______
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Petugas/Pejabat]
Jabatan : [Pejabat Akademik]
Bagian : [Bagian Akademik / Perpustakaan]
Menerangkan bahwa:
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Prodi]
Telah melakukan pengumpulan naskah skripsi pada:
Tanggal : [dd/mm/yyyy]
Bukti : [No. Tanda Terima / Email Konfirmasi]
Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan [sebutkan keperluan, mis. pengajuan sidang, magang, dsb.].
Ditetapkan di : [Kota]
Pada tanggal : [dd/mm/yyyy]
[Tempat Tanda Tangan dan Stempel]
Nama & Tanda Tangan Pejabat
NIP/ID : ______
Contoh 3: Surat Keterangan Lulus Skripsi
SURAT KETERANGAN LULUS SKRIPSI
Nomor: ______/______/______
Dengan ini diberitahukan bahwa:
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Prodi]
Telah dinyatakan LULUS dalam Sidang Skripsi pada:
Tanggal Sidang : [dd/mm/yyyy]
Judul Skripsi : [Judul Skripsi]
Pembimbing : [Nama Pembimbing]
Surat keterangan ini dibuat untuk digunakan dalam rangka [sebutkan: wisuda / pengurusan ijazah / administrasi lainnya].
Ditetapkan di : [Kota]
Pada tanggal : [dd/mm/yyyy]
[Tempat Tanda Tangan dan Stempel]
Nama & Tanda Tangan Ketua Program Studi / Dekan
NIP/ID : ______
Contoh Surat Keterangan Skripsi untuk Keperluan Eksternal (Perusahaan / Magang)
Beberapa perusahaan atau lembaga meminta surat yang menjelaskan status akademik mahasiswa. Gunakan contoh berikut jika diminta untuk magang atau pengajuan kerja praktek.
SURAT KETERANGAN
Nomor: ______/______/______
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Pejabat]
Jabatan : [Jabatan]
Fakultas : [Nama Fakultas] / Program Studi : [Nama Prodi]
Menerangkan bahwa:
Nama Mahasiswa : [Nama Mahasiswa]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]
Program Studi : [Nama Prodi]
Status Skripsi : [Sedang Mengerjakan / Telah Mengumpulkan / Belum Sidang]
Perkiraan Selesai : [Bulan, Tahun] (jika tersedia)
Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan:
– [Magang / Penelitian lapangan / Pengajuan beasiswa / Lainnya: __________]
Ditetapkan di : [Kota]
Pada tanggal : [dd/mm/yyyy]
[Tempat Tanda Tangan dan Stempel]
Nama & Tanda Tangan Pejabat
NIP/ID : ______
Template Surat Keterangan Skripsi (Download & Edit)
Sesuaikan template di atas pada Microsoft Word atau Google Docs. Pastikan mengganti logo, kop surat, dan nomor surat sesuai format kampus Anda. Jika kampus Anda menggunakan tanda tangan elektronik, pastikan file yang diunggah memuat tanda tangan pejabat dalam format PDF.
Checklist Dokumen Sebelum Mengajukan Surat Keterangan Skripsi
Gunakan checklist ini supaya proses pengajuan lebih cepat:
- KTM dan/atau KTP (scan/fotokopi)
- Formulir permohonan (diisi lengkap)
- Surat rekomendasi/tanda tangan pembimbing (jika diperlukan)
- Bukti pengumpulan naskah (tanda terima/pernyataan)
- Bukti bimbingan (logbook atau print bimbingan online)
- Biaya administrasi (jika ada)
- Surat pengantar dari sekretariat jurusan (jika diperlukan)
Contoh Alur Proses Pembuatan Surat Keterangan Skripsi (Standar)
Berikut tabel sederhana untuk menunjukkan alur proses dan perkiraan waktu. Data berikut bersifat indikatif dan bisa berbeda antar institusi.
| Langkah | Deskripsi | Perkiraan Waktu |
|---|---|---|
| 1. Persiapan Dokumen | Menyiapkan KTM, formulir, bukti bimbingan | 1-2 hari |
| 2. Pengisian Formulir | Isi formulir permohonan online/offline | 30-60 menit |
| 3. Persetujuan Pembimbing | Tanda tangan atau konfirmasi pembimbing | 1-7 hari |
| 4. Pengajuan ke Bagian Akademik | Serahkan dokumen lengkap ke administrasi | 1-3 hari kerja |
| 5. Verifikasi & Penerbitan | Bagian akademik memeriksa dan menerbitkan surat | 1-10 hari kerja |
Tips Praktis Agar Surat Keterangan Skripsi Dicetak Lebih Cepat
- Periksa persyaratan di website resmi fakultas untuk menghindari dokumen yang kurang.
- Komunikasikan jadwal bimbingan dengan pembimbing agar tanda tangan/konfirmasi diberikan cepat.
- Gunakan sistem informasi akademik (SIA) bila tersedia untuk mempercepat permohonan online.
- Ajukan permohonan pada jam kerja awal untuk menghindari antrean panjang.
- Jika membutuhkan untuk pihak eksternal, lampirkan surat pengantar yang menjelaskan tujuan penggunaan surat keterangan.
- Mintalah softcopy yang sudah ditandatangani elektronik (PDF) untuk kemudahan pengiriman ke pihak lain.
Kesalahan Umum saat Membuat Surat Keterangan Skripsi (Hindari Ini)
- Tidak mencantumkan NIM atau menyertakan NIM yang salah
- Melupakan lampiran bukti bimbingan atau tanda terima pengumpulan
- Menggunakan format surat yang tidak sesuai kop atau nomor surat kampus
- Tidak meminta persetujuan pembimbing bila kampus mengharuskan
- Tidak menyimpan salinan digital dari surat yang diterbitkan
Bagaimana Jika Kampus Menolak Mengeluarkan Surat?
Jika pengajuan surat keterangan skripsi Anda ditolak, ikuti langkah berikut:
- Periksa alasan penolakan (dokumen kurang, administratif, atau syarat belum terpenuhi).
- Perbaiki kekurangan (lengkapi dokumen, minta tanda tangan pembimbing, bayar biaya jika ada).
- Ajukan permohonan ulang dan minta estimasi waktu penyelesaian.
- Jika perlu, ajukan keberatan tertulis kepada ketua program studi atau bagian akademik.
Studi Kasus: Contoh Pengalaman Mahasiswa
Berikut dua studi kasus singkat yang menggambarkan praktik nyata di lapangan.
Studi Kasus 1: Pengajuan Surat untuk Magang di Perusahaan
Seorang mahasiswa tingkat akhir mendapatkan tawaran magang, namun perusahaan meminta surat keterangan sedang mengerjakan skripsi. Mahasiswa tersebut:
- Mengunduh formulir permohonan di SIA.
- Melampirkan scan KTM, email konfirmasi pembimbing, dan bukti bimbingan terakhir.
- Mengajukan ke bagian akademik dan menerima surat dalam 2 hari (digital & fisik).
- Perusahaan menerima surat, magang berlangsung tanpa masalah administratif.
Studi Kasus 2: Pengajuan Surat untuk Pendaftaran Sidang
Seorang mahasiswa hendak mendaftar sidang namun belum menerima tanda terima pengumpulan karena sistem perpustakaan padat. Solusinya:
- Meminta surat dari program studi yang menyatakan skripsi telah diserahkan ke pembimbing dan menunggu verifikasi perpustakaan.
- Menyerahkan bukti email konfirmasi pengumpulan ke pembimbing sebagai pelengkap.
- Pendaftaran sidang disetujui sementara menunggu bukti perpustakaan.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
Apakah surat keterangan skripsi bisa dibuat secara online?
Banyak kampus sekarang menyediakan layanan online lewat Sistem Informasi Akademik (SIA). Namun beberapa institusi masih memerlukan pengambilan manual dan tanda tangan basah, jadi periksa aturan kampus Anda.
Berapa lama proses pembuatan surat keterangan skripsi?
Waktu penerbitan bervariasi: dari beberapa jam hingga beberapa minggu tergantung kebijakan fakultas, kelengkapan dokumen, dan beban administrasi.
Apakah surat keterangan skripsi perlu materai?
Biasanya tidak. Surat resmi kampus yang menggunakan kop dan tanda tangan pejabat serta stempel dianggap sah. Namun, beberapa keperluan eksternal mungkin meminta materai; konsultasikan dengan pihak yang meminta surat.
Bagaimana jika pembimbing menolak menandatangani?
Bicarakan alasan penolakan. Jika alasan administratif (mis. bimbingan belum cukup), penuhi syarat pembimbing. Jika masalah interpersonal, laporkan ke ketua program studi untuk mediasi.
Apakah surat keterangan skripsi sama dengan surat rekomendasi?
Tidak. Surat keterangan skripsi hanya menerangkan status akademik terkait skripsi, sedangkan surat rekomendasi adalah penilaian atau dukungan dari dosen terhadap kemampuan mahasiswa.
SEO: Kata Kunci Relevan yang Digunakan di Artikel Ini
Artikel ini secara alami menggunakan kata kunci yang sering dicari mahasiswa terkait dokumen skripsi, antara lain:
- surat keterangan skripsi
- contoh surat keterangan skripsi
- format surat keterangan skripsi
- surat keterangan sedang mengerjakan skripsi
- persyaratan surat keterangan skripsi
- template surat keterangan skripsi
- download surat keterangan skripsi
Checklist Final Sebelum Mencetak atau Mengajukan Surat
- Periksa kembali NIM, nama, dan program studi pada surat.
- Pastikan jenis surat sesuai kebutuhan (sedang mengerjakan/telah mengumpulkan/lulus).
- Lengkapi tanda tangan pembimbing atau pejabat yang berwenang.
- Tambahkan stempel resmi kampus jika diminta.
- Simpan softcopy dan buat beberapa fotokopi fisik.
Contoh Surat Keterangan Skripsi (Versi Singkat untuk Email)
Jika lembaga atau perusahaan hanya membutuhkan bukti singkat lewat email, Anda dapat mengirim template singkat seperti berikut:
Kepada Yth. [Nama Penerima / HRD],
Dengan hormat,
Kami menerangkan bahwa:
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [NIM]
Program Studi : [Prodi]
Status : Sedang dalam proses pengerjaan skripsi (perkiraan selesai: [Bulan/Tahun])
Surat ini dibuat untuk keperluan [magang / kerja praktik / lainya].
Hormat kami,
[Nama Pejabat]
[Jabatan] – [Fakultas / Program Studi]
Kontak: [email / telepon]
Template Kontrol Dokumen (Untuk Bagian Akademik)
Bagi petugas administrasi, tabel kontrol bisa membantu melacak permohonan surat keterangan skripsi:
| No | Nama Mahasiswa | NIM | Tanggal Pengajuan | Jenis Surat | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Andi Pratama | 12345678 | 01/09/2025 | Sedang Mengerjakan | Selesai |
| 2 | Siti Rahma | 87654321 | 03/09/2025 | Telah Mengumpulkan | Menunggu Verifikasi |
Panduan 1-2-3: Cara Cepat Membuat Surat Keterangan Skripsi
Jika Anda membutuhkan langkah cepat, ikuti panduan singkat ini:
- Pastikan jenis surat yang diminta (lingkup & tujuan).
- Lengkapi dokumen: KTM, formulir, bukti bimbingan, bukti pengumpulan.
- Ajukan ke bagian akademik/pembimbing dan minta versi digital jika perlu.
Catatan Hukum & Etika
Surat keterangan yang dipalsukan adalah tindakan melanggar hukum dan etika akademik. Selalu pastikan dokumen yang diajukan dan diterima adalah asli dan dikeluarkan oleh pihak yang berwenang di institusi pendidikan.
Penutup & Rangkuman
Membuat surat keterangan skripsi tidak sulit jika Anda memahami jenis surat yang dibutuhkan dan mempersiapkan dokumen pendukung dengan lengkap. Ikuti langkah-langkah, gunakan contoh template yang tepat, dan simpan salinan digital untuk berjaga-jaga. Dengan persiapan yang baik, proses pengajuan surat keterangan skripsi bisa berjalan cepat dan membantu Anda menyelesaikan keperluan akademik maupun eksternal.
Kesimpulan
Cara membuat surat keterangan skripsi melibatkan langkah-langkah administratif yang jelas: menentukan jenis surat, menyiapkan dokumen pendukung, mendapatkan persetujuan pembimbing, dan mengajukan ke bagian akademik. Dengan mengikuti panduan ini – lengkap dengan contoh surat keterangan skripsi, template, checklist, dan tips praktis – Anda dapat mempercepat proses pengajuan dan mengurangi risiko penolakan. Simpan selalu salinan digital dan fisik, dan pastikan keaslian surat agar dapat dipakai untuk berbagai keperluan seperti magang, pendaftaran sidang, beasiswa, atau pengurusan administratif lainnya.
Jika Anda ingin, ubah salah satu template di bagian “Contoh” sesuai kebutuhan kampus Anda dan simpan sebagai file Word/PDF untuk pengajuan. Semoga panduan ini membantu memperjelas proses dan membuat administrasi skripsi Anda menjadi lebih lancar.