Cara Membuat Surat Keterangan Skripsi: Panduan Lengkap, Contoh & Template

Surat keterangan skripsi adalah dokumen resmi yang sering dibutuhkan oleh mahasiswa saat mengurus administrasi, magang, pendaftaran beasiswa, atau keperluan kerja. Artikel ini menjelaskan secara lengkap , format yang benar, contoh surat keterangan skripsi, persyaratan, tips praktis, serta jawaban atas pertanyaan umum. Ikuti panduan ini agar surat Anda cepat disetujui dan sesuai standar kampus.

Pendahuluan: Mengapa Surat Keterangan Skripsi Penting?

Surat keterangan skripsi (atau surat keterangan sedang mengerjakan skripsi) berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seorang mahasiswa sedang melakukan proses penyusunan skripsi. Dokumen ini sering diminta oleh pihak eksternal seperti perusahaan tempat magang, lembaga pemberi beasiswa, bank, atau instansi pemerintahan untuk memastikan status akademik mahasiswa.

Memahami dengan benar membantu memperlancar berbagai proses administratif sehingga menghemat waktu dan mengurangi risiko ditolak karena format atau isi yang kurang tepat.

Siapa yang Biasanya Mengeluarkan Surat Keterangan Skripsi?

• Program Studi (Prodi) atau Sekretariat Jurusan
• Dosen Pembimbing atau Ketua Program Studi
• Bagian Administrasi Akademik/BAAK di universitas
• Pada beberapa sekolah tinggi: Wakil Dekan atau Kepala Tata Usaha

Manfaat Surat Keterangan Skripsi

• Mengonfirmasi status mahasiswa sedang mengerjakan skripsi
• Persyaratan magang, penelitian, atau kerja
• Persyaratan beasiswa dan SKPI
• Mempermudah pengajuan perpanjangan masa studi atau dispensasi
• Syarat administrasi pinjaman dana atau fasilitas kampus

Persiapan Sebelum Membuat Surat Keterangan Skripsi

Sebelum Anda mengajukan surat keterangan skripsi, siapkan dokumen dan informasi berikut:

Langkah-langkah Cara Membuat Surat Keterangan Skripsi

Berikut langkah praktis yang bisa Anda ikuti untuk membuat dan mengurus surat keterangan skripsi:

1. Konfirmasi Persyaratan di Program Studi atau BAAK

   Setiap kampus bisa memiliki format atau persyaratan berbeda. Pastikan Anda menanyakan dokumen apa saja yang dibutuhkan dan pihak mana yang berwenang menandatangani.

2. Siapkan Data yang Diperlukan

   Data umum: nama lengkap, NIM, jurusan, semester/sKS, judul skripsi sementara (jika ada), dan nama pembimbing.

3. Buat Draft Surat Keterangan Skripsi

   Buat draf sesuai format standard institusi. Sertakan kop surat lembaga jika surat dikeluarkan oleh jurusan atau fakultas.

4. Ajukan Draft ke Pembimbing/PRODI untuk Tanda Tangan

   Jika pembimbing perlu menandatangani, kirimkan draf via email atau cetak dan serahkan secara langsung.

5. Lengkapi Stempel atau Tanda Tangan Resmi

   Pastikan surat memiliki tanda tangan pejabat berwenang dan stempel lembaga (cap basah) bila diperlukan.

6. Fotokopi atau Scan untuk Keperluan Arsip

   Setelah surat resmi terbit, segera buat salinan digital (scan) dan simpan arsip fisik jika perlu.

Format Umum Surat Keterangan Skripsi

Berikut struktur umum yang sering dipakai pada surat keterangan skripsi:

• Kop surat (nama fakultas/jurusan/institusi)
• Judul: SURAT KETERANGAN / SURAT KETERANGAN SEDANG MENGERJAKAN SKRIPSI
• Nomor surat (opsional, tergantung kebijakan fakultas)
• Paragraf pembuka yang menjelaskan identitas mahasiswa
• Paragraf inti yang menjelaskan status sedang mengerjakan skripsi beserta keterangan tambahan (mis. judul sementara, nama pembimbing)
• Paragraf penutup (tujuan surat, masa berlaku surat bila perlu)
• Tempat, tanggal, tanda tangan dan cap resmi

Contoh Surat Keterangan Skripsi (Format Resmi)

Contoh Surat Keterangan Skripsi (Versi Singkat untuk Keperluan Umum)

Contoh Format Digital / Email Permohonan Surat Keterangan Skripsi

Permintaan: Apa Saja Isian Penting Pada Surat Keterangan Skripsi?

Secara praktis, isi yang wajib dicantumkan agar surat dapat dipakai untuk berbagai kebutuhan:

• Identitas lengkap mahasiswa (nama, NIM, jurusan, semester)
• Status (sedang menyusun/meneliti skripsi)
• Jika perlu: judul sementara atau topik penelitian
• Nama pembimbing (opsional tapi sering dicantumkan)
• Tujuan penggunaan surat (contoh: magang, beasiswa)
• Tanggal pembuatan surat dan masa berlaku jika relevan
• Tanda tangan pejabat berwenang dan stempel institusi

Contoh Tabel: Dokumen & Waktu Estimasi Pengurusan

Tips Menulis Surat Keterangan Skripsi Agar Cepat Disetujui

• Gunakan bahasa resmi dan ringkas; hindari kalimat bertele-tele.
• Pastikan semua data identitas benar dan sesuai dokumen resmi.
• Jika institusi menyediakan template, gunakan template resmi tersebut.
• Ajukan permohonan lebih awal agar tersedia waktu untuk tanda tangan dan revisi.
• Jika perlu, cantumkan nomor telepon/contact person untuk verifikasi cepat.
• Sertakan tujuan penggunaan surat untuk memperkuat alasan permintaan.
• Mintalah tanda tangan basah dan stempel jika pihak penerima memerlukannya.
• Simpan salinan digital dan fisik setelah surat diterbitkan.

Variasi Surat Keterangan Skripsi Berdasarkan Tujuan

Isi surat dapat diadaptasi sesuai kebutuhan. Berikut beberapa contoh variasi singkat:

Untuk Keperluan Magang

Tambahkan kalimat yang menyatakan mahasiswa bersedia mengikuti ketentuan magang dan periode yang dimaksud jika sudah diketahui.

Untuk Pengajuan Beasiswa

Sisipkan keterangan mengenai progres akademik atau IPK jika diminta oleh pemberi beasiswa. Kadang pengelola beasiswa meminta informasi tambahan seperti estimasi waktu penyelesaian skripsi.

Untuk Penelitian Eksternal atau Kerja Sama

Cantumkan persetujuan pembimbing jika penelitian mahasiswa akan melibatkan data atau sumber daya eksternal yang memerlukan izin institusi.

Contoh Surat Keterangan Skripsi dengan Detail Pembimbing

Surat Keterangan Skripsi vs Surat Keterangan Lainnya

Perlu dibedakan antara beberapa jenis surat keterangan yang sering tumpang tindih:

• Surat Keterangan Aktif Kuliah: Menyatakan mahasiswa aktif, bukan khusus menyusun skripsi.
• Surat Keterangan Sedang Menyusun Skripsi: Fokus pada status pembuatan skripsi.
• Surat Keterangan Selesai Skripsi: Menyatakan skripsi telah selesai/dinilai (biasa dikeluarkan setelah sidang/penilaian final).

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apakah surat keterangan skripsi harus ada stempel resmi?

Biasanya ya, terutama jika surat digunakan untuk keperluan eksternal. Beberapa instansi menerima tanda tangan digital, namun pastikan ada persetujuan dan verifikasi dari program studi.

Berapa lama masa berlaku surat keterangan skripsi?

Tidak ada aturan baku; banyak institusi menyatakan masa berlaku antara 1-6 bulan tergantung tujuan. Jika tujuan memerlukan masa berlaku spesifik, cantumkan tanggal berlaku pada surat.

Bagaimana jika saya belum memiliki judul skripsi yang final?

Bisa mencantumkan “judul sementara” atau cukup menyatakan “sedang menyusun skripsi” tanpa judul. Namun beberapa instansi meminta judul sebagai syarat, jadi tanyakan terlebih dahulu.

Bisakah surat keterangan skripsi dikeluarkan tanpa tanda tangan pembimbing?

Bergantung kebijakan kampus-beberapa fakultas cukup mengeluarkan surat dari ketua prodi, namun jika surat perlu menyatakan persetujuan pembimbing, maka tanda tangan pembimbing harus ada.

Checklist Pengajuan Surat Keterangan Skripsi (Siap Cetak / Upload)

• Isi formulir permohonan di program studi (jika ada)
• Scan KTM & KTP
• Surat permohonan singkat (jika diminta)
• Draft surat (optional bila institusi menerima draf)
• Persetujuan pembimbing (tanda tangan atau email konfirmasi)
• Mengambil surat di tata usaha atau menerima versi digital resmi

Studi Kasus: Pengalaman Mahasiswa Mengurus Surat Keterangan Skripsi

Berikut dua studi kasus singkat yang menggambarkan masalah umum dan solusinya:

Kasus 1: Ditolak karena Tidak Ada Cap Resmi

Mahasiswa A mengajukan surat keterangan skripsi untuk magang. Surat ditandatangani oleh pembimbing namun tidak ada cap resmi fakultas. Perusahaan menolak karena butuh bukti resmi. Solusi: mahasiswa meminta bagian tata usaha untuk memberi cap basah dan menambahkan tanda tangan ketua prodi.

Kasus 2: Judul Skripsi Berubah Setelah Surat Dikeluarkan

Mahasiswa B mengajukan surat dengan judul sementara. Setelah beberapa minggu judul berubah karena saran pembimbing. Karena penerima surat harus memverifikasi judul, mahasiswa meminta program studi mengeluarkan surat revisi atau surat pengganti yang menyatakan judul final. Solusi ini umum dan biasanya tidak memerlukan proses panjang jika perubahan terjadi dalam periode singkat.

Template Unduh: Format DOC & PDF

Jika situs Anda menyediakan file unduh, sediakan dua versi: template Word (.docx) dan PDF. Versi Word memudahkan pengguna untuk mengedit data, sedangkan PDF cocok untuk pengajuan resmi setelah tanda tangan dan cap.

Panduan Penyusunan Kalimat Resmi (Contoh Variasi Frasa)

Berikut beberapa alternatif kalimat yang sering digunakan dalam surat keterangan skripsi agar Anda dapat menyesuaikan nada surat sesuai kebutuhan:

• “Dengan ini menerangkan bahwa…”
• “Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan…”
• “Yang bersangkutan tercatat sebagai mahasiswa aktif pada Program Studi…”
• “Bahwa mahasiswa tersebut sedang melakukan penelitian/penyusunan skripsi dengan judul…”
• “Surat ini berlaku sejak tanggal … sampai dengan tanggal …”

Contoh Surat Elektronik (Email) untuk Meminta Surat Keterangan Skripsi

Kesalahan Umum saat Membuat Surat Keterangan Skripsi & Cara Menghindarinya

• Menulis NIM atau nama yang salah – selalu cek dua kali sebelum mengirim.
• Tidak mencantumkan tujuan surat – tambahkan tujuan agar penerima jelas.
• Tidak meminta cap resmi – konfirmasi apakah cap diperlukan.
• Mengajukan mendadak – ajukan beberapa hari lebih awal.
• Tidak menyimpan salinan digital – simpan hasil scan setelah disetujui.

Rekomendasi Surat Keterangan Skripsi untuk Keperluan Internasional

Jika Anda akan menggunakan surat keterangan skripsi untuk keperluan internasional (mis. pendaftaran program di luar negeri, lembaga donor asing), perhatikan hal berikut:

• Gunakan bahasa Inggris atau buat terjemahan resmi-sertakan terjemahan yang telah dilegalisir jika diminta.
• Tambahkan kop universitas dalam bahasa Inggris dan tanda tangan pejabat berwenang.
• Untuk legalisasi ke luar negeri, tanyakan apakah perlu dilegalisir oleh Kemenristekdikti/kemlu atau otoritas terkait.

Contoh Surat Keterangan Skripsi (Versi Bahasa Inggris)

Template Singkat untuk Di-copy Paste (Siap Pakai)

Checklist SEO: Bagaimana Artikel Ini Membantu Anda Mencari “”

Artikel ini disusun mempertimbangkan praktik SEO untuk kata kunci “” dan variasinya. Petunjuk SEO yang saya gunakan:

• Menempatkan kata kunci target di judul (H1), meta title, dan meta description.
• Kata kunci muncul di paragraf pembuka dan beberapa subjudul secara alami.
• Penggunaan variasi kata kunci (LSI) seperti “contoh surat keterangan skripsi”, “format surat keterangan”, “template surat keterangan skripsi”.
• Konten terstruktur dengan heading yang jelas (H2/H3) untuk meningkatkan keterbacaan.
• Penyediaan template dan contoh praktis untuk meningkatkan waktu tinggal pembaca (dwell time).
• Menambahkan tabel checklist untuk memudahkan pemindaian (scanability).

Checklist Panjang (Jika Anda Ingin Menjamin Surat Diterima)

1. Tanyakan format resmi ke sekretariat prodi/BAAK.
2. Isi formulir permohonan jika ada.
3. Siapkan photocopy KTM/KTP, draft judul jika diminta.
4. Minta tanda tangan pembimbing dan ketua prodi.
5. Pastikan cap basah atau cap digital sesuai ketentuan.
6. Scan surat final untuk arsip digital.
7. Jika digunakan untuk instansi luar, siapkan terjemahan yang dilegalisir jika perlu.

Penutup: Kesimpulan & Rekomendasi

Kesimpulan singkat: memahami akan menghemat waktu Anda dan memperlancar berbagai proses administratif. Langkah utama meliputi persiapan dokumen, pembuatan draft sesuai format institusi, meminta tanda tangan pejabat berwenang, dan memastikan adanya cap/stempel resmi jika diperlukan. Gunakan template yang sesuai dan ajukan permohonan lebih awal untuk menghindari penundaan.

Rekomendasi praktis terakhir:

• Selalu cek kebijakan prodi Anda – setiap kampus sedikit berbeda.
• Jika memungkinkan, simpan versi digital yang telah ditandatangani (scan atau PDF) untuk memudahkan pengiriman via email.
• Gunakan contoh-contoh dalam artikel ini sebagai dasar template agar lebih cepat.

Download Template & Sumber Lainnya

Jika Anda ingin, unduh template surat keterangan skripsi yang bisa langsung di-edit (Word/PDF). Untuk sumber kebijakan resmi, hubungi BAAK atau bagian tata usaha kampus Anda.

Catatan: Contoh-contoh surat di atas bersifat generik. Silakan sesuaikan format dan detail sesuai kebijakan fakultas atau universitas Anda.

Semoga panduan ini membantu Anda memahami dan mempermudah proses pembuatan surat keterangan skripsi. Jika Anda butuh versi template yang bisa diunduh (Word/PDF) atau contoh yang disesuaikan dengan institusi Anda, Anda dapat menyalin template di atas dan menyesuaikannya.

Terakhir, pastikan semua data di surat Anda valid dan surat memiliki tanda tangan resmi serta stempel jika diperlukan. Selamat mengurus dan semoga skripsi Anda lancar sampai selesai!