Surat Penerimaan Penelitian Skripsi: Panduan Lengkap, Contoh, dan Template
Keyword utama: . Dalam artikel ini Anda akan menemukan definisi, fungsi, struktur surat, contoh , template siap pakai, tips penulisan, daftar pemeriksaan (checklist), FAQ, dan contoh kasus untuk membantu proses izin penelitian skripsi Anda berjalan lancar.
Pendahuluan
Surat penerimaan penelitian skripsi adalah dokumen resmi yang diberikan oleh lembaga, institusi, perusahaan, sekolah, atau organisasi yang bersangkutan untuk menyatakan bahwa permohonan penelitian yang diajukan mahasiswa telah disetujui dan dapat dilaksanakan sesuai dengan syarat dan ketentuan tertentu. Dokumen ini sering kali menjadi salah satu syarat administratif penting sebelum mahasiswa melakukan pengumpulan data di lokasi penelitian.
Artikel ini bertujuan membantu mahasiswa, dosen pembimbing, dan pihak administrasi memahami arti penting surat ini, cara membuat dan mengajukan permohonan, contoh yang benar, serta hal-hal yang harus diperhatikan agar proses penelitian berjalan efektif dan sesuai etika.
Daftar Isi (Ringkasan)
- Pendahuluan
- Apa itu ?
- Manfaat dan fungsi surat penerimaan
- Perbedaan surat izin penelitian dan surat penerimaan penelitian
- Struktur dan elemen penting
- Contoh (format formal dan email)
- Template siap pakai (copy-paste)
- Tips praktis mengajukan permohonan dan mendapatkan surat penerimaan
- Checklist dokumen dan timeline
- Tabel perbandingan jenis persetujuan/izin
- Studi kasus dan pengalaman praktis
- FAQ dan kesimpulan
Apa itu Surat Penerimaan Penelitian Skripsi?
Secara sederhana, adalah surat resmi yang menyatakan bahwa pihak yang menjadi lokasi penelitian menerima/pro menyetujui mahasiswa untuk melakukan penelitian di lingkungan atau unit mereka. Surat ini menjadi bukti tertulis yang bisa digunakan sebagai dasar administratif untuk pengumpulan data, wawancara, observasi, atau pengambilan sampel.
Contoh pihak yang mengeluarkan surat penerimaan
- Instansi pemerintah (kecamatan, dinas, kantor pemerintahan)
- Sekolah, madrasah, atau lembaga pendidikan
- Rumah sakit, klinik, atau fasilitas kesehatan
- Perusahaan swasta atau BUMN
- Organisasi non-profit atau komunitas
Manfaat dan Fungsi Surat Penerimaan
Surat penerimaan penelitian skripsi memiliki beberapa manfaat penting:
- Menjadi bukti legal bahwa mahasiswa diizinkan melakukan penelitian di lokasi tersebut.
- Mengatur batasan, waktu, dan syarat penelitian sehingga tidak mengganggu operasional lokasi.
- Memberikan legitimasi saat mahasiswa berinteraksi dengan responden atau pengelola data.
- Memenuhi persyaratan administratif universitas atau pembimbing.
- Mencegah kesalahpahaman dan masalah etika penelitian seperti privasi peserta.
Surat Izin Penelitian vs Surat Penerimaan Penelitian: Apa Bedanya?
Istilah “surat izin penelitian” dan “surat penerimaan penelitian” sering digunakan bergantian, tetapi ada perbedaan nuansa:
- Surat izin penelitian: biasanya merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pihak berwenang untuk memberikan izin secara formal (misalnya izin dari dinas atau komite etik). Dokumen ini cenderung menekankan aspek legal dan perizinan.
- Surat penerimaan penelitian: lebih menekankan bahwa lokasi riset menerima mahasiswa untuk melakukan penelitian, termasuk syarat-syarat praktis, kontak pengelola, serta aturan internal.
Struktur dan Elemen Penting Surat Penerimaan Penelitian Skripsi
Sebuah idealnya mencakup elemen-elemen berikut:
- Header lembaga (kop surat) atau identitas organisasi
- Nomor surat dan tanggal penerbitan
- Data pihak yang menerima: nama lembaga, alamat, kontak
- Data pemohon (mahasiswa): nama, NIM, prodi, universitas, judul penelitian
- Pernyataan penerimaan resmi dan ruang lingkup penerimaan
- Syarat dan ketentuan (jadwal, pembatasan data, kerahasiaan)
- Tanda tangan pejabat berwenang dan cap/stempel lembaga
- Salinan CC bila perlu (mis. ke pembimbing, admin fakultas)
Contoh susunan paragraf yang jelas
Paragraf pembuka: menyatakan identitas pemohon dan maksud permohonan.
Paragraf inti: menyatakan persetujuan dengan syarat-syarat yang jelas.
Paragraf penutup: informasi kontak dan pernyataan penugasan/koordinasi.
Contoh Surat Penerimaan Penelitian Skripsi (Format Formal – Surat Fisik)
KOP SURAT INSTANSI/LEMBAGA
Nomor : 012/LP/2025
Tanggal : 10 Oktober 2025
Perihal : Surat Penerimaan Penelitian
Kepada Yth.
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [NIM]
Program Studi : [Prodi]
Fakultas/Universitas : [Nama Universitas]
Alamat : [Alamat Email/Telepon]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan permohonan penelitian yang Saudara ajukan melalui surat tanggal [tgl permohonan] dengan judul penelitian “[Judul Skripsi]”, kami dari [Nama Lembaga/Instansi] menyatakan menerima dan mengizinkan Saudara melakukan penelitian di lingkungan kami dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Penelitian dapat dilakukan mulai tanggal [tgl mulai] sampai [tgl selesai].
2. Metode penelitian yang diizinkan: [mis. wawancara, observasi, kuesioner, pengambilan dokumen] sesuai dengan ketentuan privasi.
3. Data yang diberikan bersifat [anonymized/confidential/freely available] dan hanya digunakan untuk keperluan akademis.
4. Setiap publikasi yang menggunakan data kami harus mencantumkan atribusi: “[Nama Lembaga]” dan mendapatkan izin tertulis terlebih dahulu.
5. Pengambilan sampel/kunjungan harus berkoordinasi dengan [Nama Penanggung Jawab], nomor kontak [No. Telp].
Demikian surat penerimaan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[tanda tangan]
Nama Pejabat
Jabatan
Cap/Stempel Lembaga
Contoh Surat Penerimaan dalam Bentuk Email (Respon Resmi)
Subject: Konfirmasi Penerimaan Permohonan Penelitian – [Nama Mahasiswa] / [Judul Skripsi]
Yth. Saudara/i [Nama Mahasiswa],
Terima kasih atas pengajuan permohonan penelitian yang telah kami terima pada tanggal [tgl]. Kami menyampaikan bahwa [Nama Lembaga/Instansi] memberikan izin dan menerima Saudara untuk melakukan penelitian dengan judul “[Judul Skripsi]” pada periode [tanggal mulai] s.d. [tanggal selesai], dengan ketentuan:
– Kegiatan penelitian harus dikomunikasikan terlebih dahulu kepada [Nama Penanggung Jawab].
– Wawancara/observasi dilakukan pada jam kerja [jam].
– Data bersifat [confidential/anonymized/stored] dan hanya digunakan untuk penelitian akademis.
– Salinan publikasi harus dikirimkan kepada kami bila penelitian menghasilkan publikasi.
Bila ada perubahan rencana, mohon segera hubungi [kontak]. Surat resmi (scan) akan kami kirimkan dalam bentuk PDF.
Hormat kami,
[Nama Pejabat]
[Jabatan]
[Kontak]
Template Surat Penerimaan Penelitian Skripsi (Siap Salin)
Nomor : …
Tanggal : …
Perihal : Penerimaan Penelitian
Kepada Yth.
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [NIM]
Prodi : [Program Studi]
Universitas : [Nama Universitas]
Setelah mempertimbangkan permohonan Saudara tertanggal [tgl], dengan ini kami menyatakan menerima dan memberikan izin bagi Saudara untuk melakukan penelitian dengan judul “[Judul]”. Penelitian dapat dilaksanakan pada periode [tgl awal] s.d. [tgl akhir] dengan syarat-syarat:
1. [Syarat 1]
2. [Syarat 2]
3. [Syarat 3]
Surat ini berlaku sebagai bukti izin penelitian. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[tanda tangan]
Nama
Jabatan
Cap/Stempel
Cara Mengajukan Permohonan Agar Mendapat Surat Penerimaan
Proses permohonan biasanya membutuhkan beberapa langkah administratif. Berikut langkah praktis yang direkomendasikan:
- Mempersiapkan proposal singkat atau surat permohonan yang jelas (judul, tujuan, metode, waktu, kontak).
- Menyertakan surat pengantar dari universitas atau dosen pembimbing bila diperlukan.
- Menentukan dan menghubungi pihak terkait (penanggung jawab lokasi penelitian).
- Mengirim dokumen melalui email resmi atau mengantarkan surat fisik sesuai prosedur lembaga.
- Menunggu proses verifikasi dan menanggapi permintaan informasi tambahan.
- Melakukan koordinasi lanjutan setelah mendapatkan surat penerimaan (jadwal, lokasi, mekanisme wawancara).
Dokumen yang Sering Diminta
- Surat permohonan/permintaan penelitian
- Proposal penelitian singkat
- Surat pengantar dari universitas atau dosen pembimbing
- Identitas mahasiswa (KTM, KTP)
- Surat pernyataan etika atau izin komite etik (jika penelitian melibatkan responden rentan)
Tips Praktis Mendapatkan Surat Penerimaan dengan Cepat
Berikut tips yang sudah terbukti membantu mahasiswa mendapatkan persetujuan lebih cepat:
- Susun surat permohonan singkat, jelas, dan profesional.
- Sertakan ringkasan proposal (1 halaman) yang menjelaskan manfaat penelitian bagi lembaga.
- Tunjukkan fleksibilitas jadwal dan metode agar tidak mengganggu operasional instansi.
- Jelaskan langkah proteksi data dan etika penelitian (mis. anonimisasi responden).
- Berikan kontak pembimbing akademik untuk koordinasi bila diperlukan.
- Follow-up secara sopan melalui email atau telepon jika belum mendapat tanggapan dalam 7-10 hari kerja.
Checklist Dokumen dan Prosedur (Untuk Mahasiswa)
- Surat permohonan penelitian (1 lembar formal)
- Ringkasan proposal (1 halaman)
- Surat pengantar dari jurusan/fakultas
- Identitas diri (KTM/KTP)
- Surat persetujuan etika (jika diperlukan)
- Materi kuesioner/wawancara (untuk verifikasi)
- Kontak penanggung jawab penelitian
Contoh Checklist Timeline (Sederhana)
| Langkah | Durasi Rekomendasi | Keterangan |
|---|---|---|
| Menyusun surat permohonan & proposal singkat | 2-5 hari | Pastikan judul dan tujuan jelas |
| Pengajuan ke lokasi penelitian | 1 hari | Via email resmi atau antar langsung |
| Proses verifikasi pihak lokasi | 7-14 hari | Bisa berbeda per lembaga |
| Koordinasi jadwal | 1-3 hari | Atur waktu wawancara/kunjungan |
| Pelaksanaan penelitian | Variable | Sesuai rencana penelitian |
Catatan: Durasi adalah estimasi dan dapat berubah sesuai kebijakan institusi.
Tabel Perbandingan Jenis Persetujuan/Izin (Ringkas)
| Jenis Dokumen | Dikeluarkan Oleh | Kapan Diperlukan | Contoh Isi |
|---|---|---|---|
| Surat Penerimaan Penelitian | Lembaga/Instansi tempat penelitian | Sebelum pengumpulan data lapangan | Pernyataan menerima & syarat koordinasi |
| Surat Izin Resmi | Instansi pemerintah/komite etik | Jika penelitian melibatkan data sensitif atau populasi khusus | Izin formal & syarat legal |
| Surat Pengantar Akademik | Jurusan/Fakultas/Universitas | Untuk memudahkan proses pengajuan ke lokasi | Menjelaskan status mahasiswa & tujuan akademik |
Etika Penelitian dan Persyaratan Kerahasiaan
Ketika melakukan penelitian untuk skripsi, sangat penting memperhatikan etika penelitian. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Meminta informed consent (persetujuan) dari responden bila diperlukan.
- Menjaga privasi dan kerahasiaan data, terutama data sensitif.
- Memberikan penjelasan tujuan penelitian yang jujur dan transparan.
- Tidak memanipulasi data atau mengganggu aktivitas normal lokasi penelitian.
- Memenuhi ketentuan izin dan menyimpan bukti surat penerimaan/izin.
Studi Kasus: Pengalaman Mahasiswa Mendapat Surat Penerimaan
Berikut studi kasus singkat yang menggambarkan proses nyata bagaimana surat penerimaan dapat diperoleh:
Kasus 1: Penelitian pada Sekolah Dasar
Rahma, mahasiswa prodi Pendidikan, ingin melakukan penelitian mengenai pendidikan karakter di sekolah dasar setempat. Ia menyiapkan:
- Surat permohonan resmi berkop fakultas
- Ringkasan proposal 1 halaman
- Persetujuan pembimbing
Langkah yang berhasil: Mengirim surat ke kepala sekolah, menyertakan manfaat penelitian untuk sekolah (mis. rekomendasi kurikulum), dan menawarkan hasil penelitian berupa laporan yang mudah dibaca. Dalam 10 hari kerja kepala sekolah mengeluarkan surat penerimaan dengan syarat pengamatan tidak mengganggu jam belajar.
Kasus 2: Penelitian di Rumah Sakit
Andi, mahasiswa keperawatan, ingin meneliti tingkat kepuasan pasien rawat jalan. Karena berhubungan dengan data pasien, rumah sakit meminta:
- Surat izin etik dari universitas
- Protokol pengumpulan data yang menjelaskan anonimisasi
- W awancara dengan kepala departemen
Setelah melengkapi dokumen, pihak rumah sakit mengeluarkan surat penerimaan dengan ketentuan hanya pasien yang setuju diwawancara dan data disimpan terenkripsi.
Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari
- Mengajukan permohonan tanpa lampiran proposal atau surat pengantar universitas.
- Tidak memberikan kontak yang jelas sehingga pihak lembaga sulit mengkonfirmasi.
- Mengabaikan etika privasi dan menyusun instrumen penelitian yang terlalu invasif.
- Menekan pihak lokasi untuk memberikan izin tanpa menjelaskan manfaat penelitian.
- Tidak mengikuti prosedur internal lembaga (mis. harus ada persetujuan kepala unit terlebih dahulu).
Template Contoh Surat Permohonan (Untuk Pengajuan)
Kepada Yth.
Kepala [Nama Lembaga/Instansi]
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM : [NIM]
Program Studi : [Prodi], [Fakultas], [Universitas]
Alamat Email : [email@domain]
Bermaksud mengajukan permohonan izin untuk melakukan penelitian skripsi dengan judul:
“[Judul Penelitian]”
Adapun tujuan penelitian ini adalah [tujuan singkat]. Metode yang akan digunakan: [wawancara/kuesioner/observasi/dokumentasi]. Pelaksanaan penelitian direncanakan pada periode [tgl awal] s.d. [tgl akhir]. Kami menjamin bahwa data yang dikumpulkan akan digunakan hanya untuk keperluan akademis dan akan dijaga kerahasiaannya.
Sebagai lampiran kami sertakan: 1) Proposal singkat, 2) Surat pengantar dari universitas, 3) Contoh instrumen kuesioner.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[tanda tangan]
[Nama Mahasiswa]
[No. HP / Email]
Bagaimana Menyusun Pernyataan Kerahasiaan (Confidentiality Statement)
Sertakan pernyataan singkat dalam surat permohonan mengenai bagaimana data akan diperlakukan. Contoh kalimat:
“Saya berjanji bahwa seluruh data yang diperoleh dari partisipan akan dijaga kerahasiaannya, disimpan aman, dan hanya digunakan untuk keperluan akademis (skripsi). Semua identitas akan dianonimkan dalam laporan penelitian.”
Format Digital: Tips Mengirim Email Permohonan yang Profesional
- Gunakan alamat email resmi kampus bila memungkinkan.
- Subject email harus jelas: “Permohonan Izin Penelitian – [Nama] – [Judul]”.
- Lampirkan file PDF proposal dan surat pengantar dengan nama file yang jelas (mis. Permohonan_Izin_Rahma.pdf).
- Tulis pesan singkat di badan email, lalu tambahkan lampiran. Sertakan kontak telepon.
- Minta konfirmasi penerimaan email jika memungkinkan.
Checklist untuk Pihak Lembaga Saat Mengeluarkan Surat Penerimaan
Bagi petugas yang bertanggung jawab di lembaga, berikut checklist sederhana agar surat penerimaan lengkap dan jelas:
- Memverifikasi identitas mahasiswa dan surat pengantar universitas
- Memahami tujuan dan metode penelitian
- Menentukan batasan akses data dan jadwal kunjungan
- Mencantumkan nama penanggung jawab internal
- Memberikan syarat tertulis terkait publikasi dan penggunaan data
- Mencap/stempel dan menandatangani surat resmi
SEO: Kata Kunci yang Relevan untuk Artikel Ini
Penggunaan kata kunci secara alami dapat meningkatkan visibilitas. Kata-kata yang relevan antara lain:
- surat izin penelitian
- contoh surat penerimaan
- template surat penelitian
- izin penelitian kampus
- surat pengantar penelitian
- cara mengajukan izin penelitian
- surat balasan penelitian
Gunakan variasi kata kunci ini secara natural pada judul, subjudul, paragraf awal, dan di seluruh artikel untuk praktik SEO terbaik. Jangan melakukan pengulangan berlebihan (keyword stuffing).
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
Apa perbedaan antara surat penerimaan dan surat izin dari pemerintah?
Surat penerimaan biasanya dikeluarkan oleh lokasi penelitian (mis. sekolah, perusahaan) sebagai persetujuan internal. Surat izin dari pemerintah atau komite etik adalah dokumen yang bersifat legal dan mungkin diperlukan untuk penelitian tertentu, terutama yang melibatkan data sensitif.
Berapa lama proses mendapatkan surat penerimaan?
Tergantung kebijakan lembaga. Umumnya antara 7 hingga 14 hari kerja. Bila lengkap dokumen dan menunjukkan manfaat untuk lembaga, proses bisa lebih cepat.
Apakah perlu surat penerimaan jika penelitian dilakukan secara online?
Jika penelitian melibatkan pengguna platform atau komunitas online tertentu, sebaiknya meminta izin atau konfirmasi dari admin komunitas. Untuk penelitian berbasis survei publik (random online), surat penerimaan tidak selalu diperlukan.
Bagaimana jika lembaga menolak memberikan surat penerimaan?
Jika ditolak, tanyakan alasan penolakan dan apakah ada syarat tambahan yang bisa dipenuhi (mis. anonymisasi, jadwal tertentu). Anda juga bisa mencari lokasi alternatif atau menyesuaikan metode penelitian.
Checklist Ringkas untuk Dimiliki Sebelum Melakukan Pengumpulan Data
- Surat penerimaan/izin tertulis (scan dan hardcopy)
- Kontak penanggung jawab lapangan
- Alat pengumpulan data (kuesioner, perekam suara, catatan)
- Form informed consent untuk responden
- Jadwal & rencana cadangan
Contoh Surat Penerimaan Penelitian: Variasi untuk Perusahaan
Nomor : …
Tanggal : …
Perihal : Penerimaan Permohonan Penelitian
Kepada Yth.
[Mahasiswa/Nama]
[Prodi/Universitas]
Menindaklanjuti surat permohonan penelitian Saudara pada tanggal [tgl], kami menyatakan menerima permohonan tersebut dengan syarat:
– Penelitian tidak membocorkan rahasia dagang.
– Wawancara dengan karyawan dilakukan di luar jam operasional.
– Data yang diperoleh hanya untuk keperluan akademis.
Atas perhatian Saudara, terima kasih.
Hormat kami,
[tanda tangan]
[Manager HR/Marketing]
Rekomendasi Format Penyimpanan dan Manajemen Surat Penerimaan
Simpan surat penerimaan dengan baik agar mudah ditunjukkan bila diminta oleh pembimbing atau penguji tugas akhir:
- Scan surat fisik dan simpan PDF di folder penelitian
- Backup di cloud (Google Drive/OneDrive) dengan struktur folder yang jelas
- Catat metadata surat: nomor, tanggal, penanggung jawab, tanggal berlaku
Checklist untuk Dosen Pembimbing
- Pastikan mahasiswa tahu syarat administrasi lokasi penelitian
- Beri rekomendasi penulisan surat permohonan yang efektif
- Bantu verifikasi etika penelitian bila diperlukan
- Minta mahasiswa menyimpan bukti surat penerimaan dalam laporan
Strategi Komunikasi Saat Follow-up Permohonan
Cara follow-up yang baik dapat meningkatkan respons:
- Tunggu 7-10 hari kerja sebelum mengirim follow-up
- Kirim email singkat dan sopan: sertakan nomor dokumen/perihal
- Jika tidak ada jawaban, coba hubungi via telepon atau kunjungan singkat
- Selalu sampaikan rasa terima kasih atas waktu dan perhatian
Contoh Email Follow-up Singkat
Subject: Tindak Lanjut Permohonan Izin Penelitian – [Nama] – [Judul]
Yth. Bapak/Ibu [Nama],
Saya [Nama], NIM [NIM], ingin menanyakan tindak lanjut atas permohonan izin penelitian yang kami ajukan pada tanggal [tgl]. Mohon konfirmasi apakah dokumen kami sudah lengkap atau ada persyaratan tambahan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama]
[No. HP]
Penutup dan Kesimpulan
Pembuatan dan pengurusan adalah langkah administratif yang krusial dalam proses penelitian akademik. Surat ini menjamin legitimasi kegiatan penelitian, melindungi hak lembaga, dan membantu menjaga etika penelitian. Pastikan Anda menyiapkan dokumen lengkap, menyusun surat permohonan yang jelas, dan berkomunikasi secara sopan dengan pihak yang dituju.
Ringkasan poin penting:
- Gunakan surat pengantar resmi dari universitas bila memungkinkan.
- Jelaskan manfaat penelitian bagi lembaga dan jaga etika penelitian.
- Sertakan syarat kerahasiaan dan mekanisme publikasi data.
- Simpan bukti surat penerimaan secara rapi (hardcopy & digital).
- Follow-up dengan sopan bila belum ada tanggapan.
Call to Action (Saran Praktis)
Mulai susun surat permohonan sekarang. Gunakan template yang ada di atas dan sesuaikan dengan kebutuhan lokasi penelitian Anda. Konsultasikan dengan dosen pembimbing untuk memastikan semua syarat terpenuhi, terutama bila penelitian memerlukan izin etik khusus.
Sumber & Referensi Singkat
Materi pada artikel ini disusun berdasarkan praktik administrasi penelitian akademik di perguruan tinggi dan pedoman umum etika penelitian. Untuk pedoman khusus (mis. penelitian kesehatan), selalu konsultasikan kebijakan komite etik dan peraturan institusi terkait.
Semoga panduan ini membantu Anda memperoleh secara cepat dan sesuai prosedur.